El vocabulario sin rodeos

Abono

También: pago parcial

Un pago que cubre solo una parte del saldo de la factura. La factura queda Abonada, con el saldo restante, hasta que se complete el pago.

Arqueo de caja

Contar físicamente el dinero de la caja al cerrar el turno y compararlo con lo que el sistema esperaba. La diferencia queda registrada con su responsable.

Asiento manual

También: asiento de ajuste · nuevo asiento · comprobante manual

Un asiento que escribes tú, para lo que no nace de un documento: una reclasificación, una depreciación, la apertura o el cierre. Débitos y créditos tienen que sumar lo mismo para poder guardarlo.

Balance de prueba

El listado de todas las cuentas con sus saldos débito y crédito. Si los dos totales no coinciden, hay un asiento descuadrado.

Caja menor

También: caja chica · fondo fijo

El efectivo que el negocio guarda aparte para gastos pequeños: el taxi, la papelería, el aseo. Se abre declarando la base, cada gasto sale de ella con su soporte y se cierra con un arqueo que registra el faltante o el sobrante.

Carga masiva

También: importar · importación · importar desde Excel · migración

Traer tus datos desde un Excel o CSV en vez de digitarlos: catálogos, productos, contactos, saldos iniciales e históricos, en ese orden. Ally360 empareja las columnas y valida cada fila antes de escribir nada.

Cartera

También: cuentas por cobrar · CxC

Lo que sus clientes le deben. En Ally360 nace de las facturas a crédito y baja con cada pago registrado.

Causación

Registrar un ingreso o un gasto cuando ocurre el hecho económico, no cuando entra o sale la plata. Por eso una factura a crédito ya es ingreso aunque todavía no le hayan pagado.

Centro de costo

Una etiqueta analítica —sucursal, línea de negocio, zona— que se asigna a facturas, compras y gastos para poder ver el resultado por cada uno.

Concepto DIAN

El código que clasifica por qué se emite una nota crédito o débito. En la nota crédito son seis: devolución parcial, anulación, rebaja, descuento, rescisión y otros.

Conciliación bancaria

Cruzar los movimientos que registraste contra el extracto que manda el banco, para encontrar lo que falta en cualquiera de los dos lados.

Consumidor final

El cliente genérico de las ventas de mostrador, cuando no se piden los datos del comprador. Ally360 lo crea por defecto en cada empresa.

Costo promedio ponderado

El método con el que Ally360 valora el inventario: cada entrada recalcula el costo unitario promedio del producto. Es contra ese costo que se calcula el margen de cada venta.

Cotización

También: presupuesto · oferta · proforma

El precio que le ofreces a un cliente antes de que compre, con su fecha de vencimiento. No mueve ni reserva inventario y no genera asientos: todo eso pasa cuando la conviertes en factura.

CUFE

También: Código Único de Factura Electrónica

El código único que la DIAN asigna a cada factura electrónica validada. Es la huella del documento: identifica esa factura y ninguna otra.

Documento equivalente POS

También: tiquete POS · ticket POS

El comprobante de una venta de mostrador a consumidor final, sin datos del cliente. Hace lo mismo que la factura —descuenta inventario y causa el ingreso— pero usa una numeración propia, separada de las facturas de venta, como exige la norma.

Documento soporte

También: DS

El documento que respalda una compra a un proveedor no obligado a facturar electrónicamente. Sin él, ese costo no es deducible.

Faltante de mercancía

También: faltante de la recepción · lo que no llegó

Las unidades que facturó el proveedor y que no llegaron en la recepción. Mientras esperas que lleguen siguen en Mercancía en tránsito; si no van a llegar, se cierran con una nota crédito del proveedor.

FEFO

También: primero en vencer, primero en salir · First Expired, First Out

Primero en vencer, primero en salir. En un producto con lotes, la venta saca las unidades del lote que vence antes, y Ally360 lo avisa con «Saldrá del lote que vence primero».

IMEI

También: serie · número de serie

El número de 15 dígitos que identifica cada celular. En Ally360 es la serie del producto: entra con la compra, se elige al vender y se busca después para ver a quién se vendió y hasta cuándo tiene garantía.

Información exógena

También: medios magnéticos · exógena

Los reportes anuales que la DIAN exige con el detalle de sus operaciones y de sus terceros. Ally360 muestra una vista previa de los formatos 1001, 1003, 1005, 1006, 1007, 1008, 1009 y 2276 armada con sus movimientos, para que el contador la revise antes de presentarla.

IVA descontable

El IVA que te facturaron tus proveedores y que puedes restar del IVA que les cobraste a tus clientes. Nace de las facturas de compra.

IVA generado

El IVA que les cobraste a tus clientes y que le debes a la DIAN. Nace de las facturas de venta y de las ventas del POS.

Kardex

El histórico de movimientos de un producto: cada entrada y cada salida con su saldo acumulado, en unidades y en dinero.

Libro mayor

También: mayor · mayor de una cuenta · auxiliar de una cuenta

Los movimientos de una sola cuenta en un período, asiento por asiento, con el saldo que queda después de cada uno. Sus débitos, créditos y saldo coinciden con los de esa cuenta en el balance de prueba.

Lista de precios

También: precio mayorista · precio especial

Precios especiales para un grupo de clientes: un descuento por porcentaje o un precio fijo por producto. Se asigna en la ficha del cliente y llega aplicada a sus facturas.

Lote

También: número de lote · lote de vencimiento

Un grupo de unidades de un producto que entró junto, con su número y su fecha de vencimiento. Se registra al comprar, se ve en las existencias por lote y la venta descuenta primero del que vence antes.

Lote por categoría

También: trazabilidad por categoría · trazabilidad de la categoría

Decidir en la categoría si sus productos llevan lote: sin lotes, con número de lote o con lote y vencimiento. Los productos que la heredan piden el lote en la siguiente compra o recepción, y el stock que ya tenían queda como «Sin lote».

NIIF para PyMEs

También: NIIF-PyME · Grupo 2

El marco contable que aplica a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas colombianas. Define cómo se presentan el estado de resultados y el balance general.

Nota crédito

El documento que resta del saldo de una factura ya emitida: una devolución, una anulación o un descuento posterior. Si marca reingreso, devuelve las unidades al inventario.

Nota crédito de faltante

También: nota crédito del faltante

La nota crédito del proveedor por la mercancía que facturó y no entregó. Ally360 la deja prellenada desde la recepción con el tipo «Faltante de la recepción»; al registrarla, la compra queda cerrada con nota crédito y sale de Mercancía en tránsito.

Nota débito

El documento que suma al saldo de una factura ya emitida: intereses de mora, fletes o un ajuste de precio. Nunca mueve inventario.

Período contable

También: cierre de período · reabrir período · período cerrado · bloqueo fiscal

El mes contable. Cerrarlo, con un motivo, impide registrar documentos con fecha de ese mes; reabrirlo pide otro motivo y muestra quién lo cerró, cuándo y por qué. Bloquearlo fiscalmente es definitivo.

PLU

También: código de balanza · etiqueta de balanza

El código corto, de 5 dígitos, con el que la balanza identifica un producto que se vende por peso. La etiqueta de la balanza lleva el prefijo, el PLU y la cantidad; con el prefijo configurado, Ally360 la lee y agrega el producto con su peso.

Presentación

También: empaque · estiba · unidad de venta · blíster · caja

Otra forma de comprar o vender el mismo producto, con su propio precio: el cemento por saco o por estiba de 40, la tableta por blíster de 10 o por caja de 100. Al elegirla en la factura, Ally360 la convierte a unidades: el inventario siempre se lleva en la unidad del producto.

PUC

También: Plan Único de Cuentas · plan de cuentas

El catálogo de cuentas contables colombiano, organizado en nueve clases. Cada movimiento del sistema cae en una de sus cuentas: 1435 es inventario, 13050501 clientes nacionales, 24080501 IVA generado.

Punto de venta

También: PDV · sede · bodega

Una sede, bodega o local con sus propias existencias. El inventario no es un número global: vive en cada punto de venta por separado.

RADIAN

El registro de la DIAN donde se anotan los eventos de una factura electrónica recibida: acuse de recibo, recibo del bien o servicio, aceptación expresa y reclamo.

Resolución de numeración

La autorización de la DIAN que le asigna un prefijo, un rango de números y una vigencia para facturar. Solo una está activa por tipo de documento a la vez.

ReteICA

La retención del impuesto de industria y comercio. La tarifa depende del municipio y de la actividad económica.

ReteIVA

La retención que se practica sobre el IVA de una compra, no sobre el subtotal. Solo la practican los agentes retenedores de IVA.

Retención en la fuente

También: ReteFuente

Un anticipo del impuesto de renta que el comprador le descuenta al proveedor y le consigna a la DIAN. Solo aplica por encima de la base mínima del concepto, que cambia cada vigencia.

Retención sufrida

También: retención que te practicaron · retenciones sufridas · anticipo de retención

La retención que te descuenta un cliente agente de retención al pagarte. No es plata perdida: es un anticipo de tus impuestos, queda en la cuenta 135515 y, en general, se descuenta en la declaración. Tu contador la revisa contra los certificados.

Saldo a favor

Lo que queda cuando una nota crédito supera el saldo pendiente de la factura: en vez de saldo por cobrar, el cliente queda con crédito a su favor. Se aplica a otra de sus facturas o se le devuelve.

Tolerancia de caja

También: diferencia de caja · faltante de caja · sobrante de caja

La diferencia pequeña entre lo contado y lo esperado que la caja acepta al cerrar sin pedir explicación. Si el faltante o el sobrante la supera, la nota es obligatoria. En cualquier caso la diferencia se contabiliza.

Transferencia entre cuentas

También: traslado entre cuentas · traslado entre bancos · traslado de fondos

Mover plata entre dos cuentas de tesorería de la empresa: de la billetera digital al banco o del banco a la caja menor. Sale de una y entra en la otra por el mismo valor, sin pasar por ingresos ni gastos.

Turno

También: jornada · sesión de caja

La unidad de trabajo del punto de venta: se abre declarando una base, se vende, y se cierra con el arqueo. Sin turno abierto no se puede vender en mostrador.

UVT

También: Unidad de Valor Tributario

La unidad con la que la DIAN expresa topes y bases mínimas. Su valor en pesos cambia cada año, así que una base «de 27 UVT» vale distinto en 2025 y en 2026.

Variante

También: talla · color · combinación

Cada combinación de un producto con opciones, como la camiseta en talla M y color negro. El producto es uno solo, pero cada variante tiene su propio stock, su código y su fila en el kardex.

Vuelto

También: cambio · devuelta · recibido y vuelto

Lo que le devuelves al cliente cuando paga en efectivo con un billete mayor que el total. A la caja entra solo el valor de la venta: si la venta es de $80.000 y te entregan $100.000, el vuelto es $20.000.