Si esto te suena
Cable, manguera, cadena y tubería salen fraccionados, pero el inventario se lleva en enteros. Alguien redondea, y la existencia deja de cuadrar el primer día.
→ Venta por cantidades fraccionadas
Lo que sale a obra y lo que se vende en mostrador acaban en el mismo saco, así que nunca sabes cuánto hay realmente en cada sitio.
→ Inventario separado por sucursal y traslados entre ellas
Con miles de referencias, el faltante se descubre cuando el cliente lo pide. Reponer va por memoria del que lleva más años.
→ Stock mínimo por producto y por sucursal
El cajero pesa, hace la cuenta en la calculadora y digita un total. El inventario nunca sabe cuántos kilos salieron de verdad.
→ Venta por peso y etiquetas de balanza
El descuento del cliente grande vive en la cabeza del vendedor, la estiba se factura como 40 sacos a mano y los abonos se apuntan en un cuaderno.
→ Listas de precios por cliente
Qué resuelve
Cada punto está en el producto hoy. Lo que todavía no existe se dice abajo, en las preguntas.
Cada producto declara si admite decimales y con cuánta precisión, de 0 a 3. Las cantidades se guardan con tres decimales, así que medio metro de cable o 0,750 kg son una venta normal, no un apaño.
Defines la precisión por producto: el cable a tres decimales, los tornillos a cero. El kardex descuenta 0,750 y no 1, así que la existencia sigue siendo la real después de mil ventas de mostrador.
Un producto que se vende por kilo acepta el peso con decimales en la caja, y el lector entiende las etiquetas de la balanza: prefijo, PLU y cantidad, con aviso si el dígito de control está mal.
La puntilla de 2 pulgadas se marca «Se vende por peso»: en la caja escribes 1,5 y la línea calcula base e IVA sola. Si tu balanza imprime etiqueta, eliges su prefijo una vez y el lector entiende el PLU y los kilos.
La primera vez hay que elegir el prefijo que usa tu balanza.
Compras por caja y vendes por blíster, por unidad o por estiba de 40 sacos, cada presentación con su precio y su propio código de barras. En el punto de venta, Agregar abre la hoja para elegir Unidad, Blíster o Caja, y escanear el código de una presentación la suma a su línea. El inventario se cuenta siempre en la unidad del producto y el servidor impide vender más de lo que hay.
El cemento se vende por saco o por estiba de 40. Eliges la presentación en la factura, el sistema la convierte a sacos y no deja facturar una estiba que no está en la bodega.
En la caja, escanea una presentación a la vez: con la pistola lectora, los escaneos muy seguidos todavía pueden perderse.
Una lista de descuento por porcentaje o de precio fijo por producto se asigna en la ficha del cliente y llega aplicada a su factura, con la etiqueta «Lista aplicada».
La lista «Mayorista constructores» se asigna una vez en la ficha de la constructora; en su factura el saco llega con el 10 % aplicado sin que el vendedor tenga que acordarse.
La lista se aplica a los productos; a las presentaciones todavía no.
Enviar, aceptar, rechazar, clonar y convertir en factura, con la trazabilidad de qué cotización originó qué venta.
El presupuesto de obra se cotiza, se marca como enviado, se acepta y se convierte en factura sin volver a digitar las líneas. Mientras es cotización no reserva ni mueve inventario.
Las cuentas por cobrar se agrupan en corriente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días, con filtro directo de facturas vencidas.
Las constructoras pagan a 30 días y por abonos. La factura nace a crédito con el vencimiento calculado, cada abono deja el saldo a la vista y la cartera dice quién se está pasando del plazo.
Al elegir en la factura un cliente sin cupo disponible, el formulario avisa antes de crearla, según la política que fijes en Configuración › Ventas. Al convertir una cotización en factura también avisa, con las cifras: «tiene $32.000 de cupo disponible; esta factura lo excede en $8.000». Si la creas, los administradores reciben la notificación «Cupo de crédito excedido».
La constructora que ya agotó su cupo no pasa desapercibida en el mostrador: al elegirla en la factura, el formulario avisa antes de crearla y el vendedor decide con el dato en la pantalla.
Avisa, no bloquea: la factura se puede crear igual.
Con las bases mínimas vigentes según la fecha de causación del documento, no según el día en que se digita. En la factura de compra, cuando el valor pasa la base mínima del concepto, Ally360 sugiere la retención con esa base y su fuente normativa, y la aplicas con un clic.
El proveedor de cemento y varilla factura por encima de la base mínima: en la factura de compra Ally360 sugiere la ReteFuente con su base y su norma, y el neto a pagar al proveedor baja solo.
Si tu empresa es del Régimen SIMPLE, revisa las sugerencias con tu contador: todavía no se ajustan a ese régimen.
La factura del proveedor y lo que de verdad llegó se registran por separado: recibes lo que llegó, lo que falta queda en tránsito y el inventario sube sólo con lo que está en la bodega. Si lo que falta no va a llegar, lo marcas así y la nota crédito del faltante sale prellenada con la cantidad y el costo de lo que no llegó.
Si el camión trae menos varilla de la facturada, recibes lo que bajó y marcas que el resto no va a llegar: la nota crédito del faltante sale prellenada para que la registres con el número del proveedor.
Cómo se haceEl código se normaliza a una forma canónica antes de guardarse y tiene índice propio en la base de datos. En el punto de venta la coincidencia exacta va primero: se escanea y el producto aparece.
Con un catálogo de miles de referencias parecidas, buscar por nombre es el cuello de botella del mostrador. Se pistolea y el producto entra a la venta.
El umbral no es global: cada sucursal tiene el suyo. Al cruzarlo sale una alerta por correo.
El mínimo de la broca del 8 no es el mismo en el mostrador que en la bodega. Cada punto lleva el suyo y avisa antes de que el cliente pregunte.
Cada sucursal tiene sus propias existencias. Los traslados son transaccionales: salen de una y entran en la otra en la misma operación, o no ocurren.
Mostrador y bodega son puntos distintos con existencias propias. Pasar material de uno a otro queda registrado como traslado, no como un ajuste sin rastro.
Cada entrada recalcula el costo del producto. El margen que ves es el margen que hay, no el de la última compra.
El precio del hierro y del cobre se mueve entre compras. El costo se recalcula en cada entrada, así que el margen del mostrador no es el de la última factura del proveedor.
Si se cae internet, la caja sigue facturando y sincroniza cuando vuelve. La idempotencia de 72 horas evita que una venta reintentada se duplique al subir.
Una ferretería de barrio no cierra porque se caiga el internet del sector. La caja sigue facturando y sube las ventas cuando vuelve la señal.
Así se ve en Ally360
Cada caso se hizo en el producto con una empresa de demostración; las cifras son las que salieron.
El plan Ally Kickstart cubre 2 puntos de venta con existencias propias, con facturación electrónica DIAN incluida y sin cobro por módulo aparte.
Sin permanencia
Prueba de 30 días
Soporte incluido
Preguntas
Sí. Cada producto declara si admite decimales y con cuánta precisión, de 0 a 3. Las cantidades se guardan con tres decimales en toda la cadena: venta, kardex y existencias.
Sí, después de un paso: en Configuración › Inventario › Etiquetas de balanza eliges el prefijo que usa tu balanza (02 o del 20 al 29) y guardas. Desde ahí el lector entiende el PLU y el peso, y si el dígito de control viene mal te pide volver a escanear. Sin ese paso la balanza no queda lista sola.
Sí. La estiba de 40 sacos se crea como presentación del producto, con su propio precio. En la factura eliges Unidad o Estiba, el inventario baja en sacos y, si no hay suficientes, el sistema no deja facturar y te dice cuánto hay disponible.
Sí. La lista de precios se asigna en la ficha del cliente y llega aplicada a su factura; si el cliente tiene plazo de 30 días, la factura pasa a crédito con el vencimiento calculado y cada abono la deja «Abonada». Dos salvedades: la lista todavía no se aplica a las presentaciones, y el cupo de crédito avisa en la factura y al convertir una cotización, pero no la bloquea.
Sí. Cada uno es un punto de venta con su propio inventario, y el material que pasa de uno a otro se registra como traslado. La operación es transaccional: sale de un lado y entra en el otro, o no ocurre.
Sí. La búsqueda por código de barras está indexada y prioriza la coincidencia exacta, que es lo que hace usable un mostrador con catálogo grande. Además puedes fijar stock mínimo por referencia y por punto.
Al recibir registras lo que llegó y, en «Lo que falta», eliges No va a llegar. La compra queda con el faltante y «Pedir nota crédito» abre la nota prellenada con la cantidad y el costo que faltan: sólo escribes el número de la nota del proveedor.
Sí. En la factura de compra pulsas Registrar pago, eliges el método y la cuenta de tesorería y escribes el monto, todo o una parte; con un abono la factura queda «Abonada». Si la cuenta no tiene saldo suficiente, el pago no pasa y te dice cuánto hay disponible, y para pagar en efectivo te pide abrir la caja.
Todavía no. No hay kits ni productos compuestos: cada referencia se vende por separado. Si tu operación depende de eso, conviene que lo hablemos antes de que contrates.
