Capítulo 15
10 min
Lotes y vencimiento
InventarioProductos y serviciosTrazabilidadoInventarioCategoríasEditarTrazabilidadoComprasRecibir mercancíaoInventarioExistencias y movimientosLotes por venceroInventarioExistencias y movimientosRegistrar movimiento
Para lo que vence —pinturas, alimentos, medicamentos— Ally360 guarda el número de lote y su fecha de vencimiento en cada entrada, y al vender saca primero el lote que vence antes. Antes de empezar, enciende Lotes y vencimiento en Configuración › Inventario › Funciones de inventario (la plantilla Droguería la enciende por ti).
Define si el producto lleva lotes
En el producto, panel derecho › Trazabilidad › Lotes, elige una de las cuatro opciones de la tabla de abajo, y los días de Aviso de vencimiento (vacío: los de la categoría, o 30). Lo práctico es ponerlo en la categoría: sus productos lo heredan con Sin definir (lo decide la categoría). Con lotes, el inventario inicial queda en 0: el stock entra por una compra o por un ajuste con su lote. Encender la función no marca ningún producto: aunque apliques la plantilla Droguería, elige Con lote y vencimiento en la categoría Medicamentos o en cada producto.
Lotes se define en el bloque Trazabilidad del producto, o se hereda de la categoría. O decídelo una sola vez en la categoría
En Inventario › Categorías, abre la categoría (por ejemplo, Medicamentos) › Editar › Trazabilidad › Lotes. Tiene cuatro opciones: «Sin definir (lo decide cada producto)», «Sin lotes», «Con número de lote» y «Con lote y vencimiento». Elige la que necesites y guarda.
Los productos de la categoría que estén en Sin definir (lo decide la categoría) heredan esa opción, y la siguiente compra o recepción ya les pide el lote. Un producto que diga otra cosa en su propia ficha conserva la suya. El stock que el producto tenía antes no se pierde: queda como «Sin lote», con el botón «Ponerle lote».
Con la opción en la categoría, todos sus productos piden lote sin tocarlos uno por uno. Captura el lote en la compra
Al convertir la orden de compra en factura, el diálogo trae Lotes por línea: número, vencimiento y cantidad. Si una línea llegó en dos lotes, Agregar lote añade otro renglón con su propio vencimiento. La recepción hereda esos datos.
El lote se captura al convertir la orden y la recepción lo hereda. Lo mismo pasa en una factura de compra hecha directamente: cada línea de un producto con lotes tiene el botón Lotes, y el diálogo dice cuántas unidades trae la línea.
El diálogo propone un lote con toda la cantidad de la línea. Reparte la línea entre varios lotes
Si la línea llegó en dos lotes, Agregar lote añade otro renglón con su número, su vencimiento y su cantidad. Los lotes tienen que sumar la cantidad de la línea: si no, el diálogo lo dice («Los lotes suman 40 y la línea son 60») y no deja guardar hasta que cuadren.
Mientras los lotes no sumen la línea, no se puede guardar. 
Dos lotes con vencimientos distintos en la misma línea: 30 + 20 = 50. Completa los lotes que falten al recibir
Si la línea no trae sus lotes, la recepción no se registra hasta que los des: el aviso rojo dice «Faltan series o lotes en: … Complétalos antes de registrar» y el botón de la línea pasa a Faltan lotes. Si los lotes no suman la cantidad que recibes, el diálogo te lo dice («Los lotes suman 20 y la línea son 15») y no deja guardar hasta que cuadren.
Si los lotes no suman lo que recibes, no se puede guardar. Cuando la factura ya trae sus lotes, la recepción los hereda: el botón de la línea muestra cuántos lotes vienen cargados y solo te queda decir cuánto llegó, o pulsar Llegó todo.
Si llegó menos de lo facturado, abre Lotes y deja en cada lote lo que de verdad llegó: de 60 cajas facturadas en dos lotes (40 + 20) llegaron 45, así que el segundo lote queda en 5.
Los lotes llegan prellenados con lo facturado; los ajustas a lo recibido. O regístralo a mano
Inventario › Existencias y movimientos › Registrar movimiento: una entrada con su lote (por ejemplo, L-2026-10A, vence 30/04/2027, 6 unidades a $30.000). El motivo de una entrada manual es «Sobrante en conteo», que decide la cuenta contable del ajuste, y puedes escribir un lote nuevo con su vencimiento. Si dejas el costo unitario vacío, se valora al costo promedio vigente sin mover el promedio. Una salida, por ejemplo por «Avería o daño», descuenta del lote y se registra como pérdida por baja de inventarios. Si la salida es mayor que lo que hay, Ally360 no la deja pasar y te dice cuánto hay disponible.
El motivo del ajuste decide a qué cuenta contable va. Vende: sale primero el que vence primero
En la factura de venta de un producto con lotes no eliges el lote: Ally360 te avisa «Saldrá del lote que vence primero» y descuenta en ese orden. Si el lote más próximo a vencer no alcanza, completa con el siguiente. Es lo que en droguerías se conoce como FEFO. Lo mismo pasa en el POS. La factura de venta y el comprobante del POS imprimen, debajo de cada producto, el lote y el vencimiento de lo que salió, por ejemplo «Lote L22-A · Vence 31/03/2027 · Lote L22-B · Vence 31/08/2027».
La factura vende 25 unidades; los lotes salen por orden de vencimiento. Revisa los lotes en la ficha
Existencias por lote lista cada lote con su vencimiento y su existencia. En el ejemplo: L-2026-10A = 6, L-2026-11A = 50 y L-2026-12A = 15, que son 71 unidades valoradas en $2.130.000 (71 × costo promedio $30.000). Arriba, la ficha muestra las unidades totales y el costo.
El lote no cambia el costo: los 71 galones se valoran al costo promedio. En el ejemplo de droguería, después de vender 25 de las 50 cajas, el lote L-2702 (vence 31/01/2027) quedó en 0 y el L-2701 (vence 31/03/2027) en 25: salieron primero las 20 del que vence antes y 5 del siguiente.
Existencias por lote después de la venta: el lote que vencía antes ya salió. Devuelve en el POS a su lote
En una devolución del POS no tienes que elegir el lote: la pantalla dice «Sin elegir, se toman los lotes del documento de origen», y lo devuelto entra a los mismos lotes que salieron en la venta. El paso a paso está en Devoluciones en el punto de venta.
Devuelve al proveedor el lote correcto
Si le devuelves mercancía al proveedor, la nota crédito de compra te deja elegir de qué lote sale: el diálogo Lotes lista los lotes de esa compra con lo disponible de cada uno. Si no eliges, salen los lotes de esa misma compra. El kárdex anota la salida con su lote, por ejemplo «Lotes: L23-B (5)». El paso a paso está en Devolver mercancía al proveedor.
Traslada entre puntos de venta
Con Trasladar (ver Existencias, puntos de venta y movimientos) no eliges el lote: sale primero el que vence antes, igual que en la venta. Después, la ficha del producto muestra Existencias por lote en cada punto de venta. El traslado no genera asiento contable: el valor del inventario no cambia.
Cuenta por lote en la toma de inventario
En la toma de inventario, el botón Lotes de la línea te ofrece los lotes que tienes, con su existencia, para contar cada uno. Las diferencias se ajustan lote por lote y, si te equivocaste, la toma se puede revertir.
Mira lo que está por vencer
Inventario › Existencias y movimientos › pestaña Lotes por vencer: lista solo los lotes vencidos o los que, teniendo existencia, ya entraron en su aviso, según el aviso del producto o de su categoría. Con un aviso de 30 días, un lote que vence en 19 aparece como «Vence en 19 días». Mientras nada venza pronto, dice «No hay lotes vencidos ni por vencer».
La pestaña se llena solo cuando un lote entra en su aviso de vencimiento.
Las opciones del campo Lotes
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| Sin definir (lo decide la categoría) | Hereda lo que diga la categoría. En la categoría, la misma opción se llama «Sin definir (lo decide cada producto)». |
| Sin lotes | Este producto no los lleva, aunque la categoría sí. |
| Con número de lote | Pide el lote, sin fecha. |
| Con lote y vencimiento | Pide lote y fecha de vencimiento. |
Trazabilidad interna
Los lotes dicen qué lote entró y salió en cada documento. Es un control interno: no certifica cumplimiento sanitario ni de ninguna otra norma, y la pantalla lo repite en cada sitio donde aparece.
Casos reales
Llegaron galones de pintura de tres lotes distintos
Pintura vinilo blanca galónEntran 6 galones del lote L-2026-10A (vence 30/04/2027) por un ajuste manual, 50 del L-2026-11A con la recepción REC-000003 y 15 del L-2026-12A con la REC-000004. La ficha queda con 71 galones en tres lotes, valorados en $2.130.000 al costo promedio de $30.000.
Tengo una droguería y quiero vender primero lo que vence antes
Acetaminofén 500 mg caja x 100Con la plantilla Droguería, la categoría Medicamentos pide Principio activo y Registro INVIMA. El acetaminofén lleva Con lote y vencimiento. Llega una factura de compra de 50 cajas en dos lotes: L-2701 (vence 31/03/2027) con 30 y L-2702 (vence 31/01/2027) con 20. La recepción hereda los dos lotes. Al vender 25 cajas, el aviso dice «Saldrá del lote que vence primero»: salen las 20 del L-2702 y 5 del L-2701, que queda con 25. La compra y la venta dejan sus asientos de inventario, cuentas por pagar, ventas y costo de ventas como cualquier otro producto.
Compré 200 cajas en dos lotes, recibí 150 y las vendí por orden de vencimiento
Acetaminofén · lotes L22-A y L22-B- La factura de compra trae 200 cajas en dos lotes: L22-A con 120 (vence 31/03/2027) y L22-B con 80 (vence 31/08/2027). Mientras escribías solo el primero, el diálogo decía «Los lotes suman 120 y la línea son 200» y no dejaba guardar.
- Llegan 150 cajas: en la recepción dejas L22-A en 120 y L22-B en 30. Antes de confirmar, Ally360 te dice cuánto vale lo que no llegó ($225.000 a costo de la factura), y la compra queda «Recibida parcialmente».
- En el POS vendes 130 cajas: salen las 120 del L22-A, que vence antes, y 10 del L22-B. La factura imprime «Lote L22-A · Vence 31/03/2027 · Lote L22-B · Vence 31/08/2027».
- El cliente devuelve 20 cajas: sin elegir nada, vuelven a los lotes de esa venta.
- Trasladas 20 cajas de Principal a Bodega: salen del lote que vence primero, y la ficha muestra las existencias por lote de cada punto de venta.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo poner cantidad inicial a un producto con lotes?
Porque cada unidad tiene que entrar con su lote. Regístrala con una compra o con un movimiento de entrada que diga el lote.
¿Tengo que poner el lote en cada producto?
No. Ponlo en la categoría (Editar › Trazabilidad › Lotes) y sus productos lo heredan, salvo los que digan otra cosa en su propia ficha.
Activé lotes en la categoría y ya tenía stock, ¿qué pasa con él?
Sigue ahí. Lo que había antes queda como «Sin lote», con el botón «Ponerle lote». Lo que entre desde ese momento ya pide el lote en la compra o en la recepción.
¿Puedo devolverle al proveedor un lote específico?
Sí. En la nota crédito de compra, el diálogo Lotes te deja elegir de qué lote de esa compra sale la devolución. Si no eliges, salen los lotes de esa misma compra.
La pestaña Lotes está vacía, ¿perdí mis lotes?
No. Esa pestaña muestra solo lo vencido o por vencer. Los lotes con existencia se ven en la ficha de cada producto, en Existencias por lote.
¿De qué lote sale lo que vendo?
Del que vence primero. Al vender, Ally360 avisa «Saldrá del lote que vence primero» y, si ese lote no alcanza, sigue con el siguiente en fecha.
¿El número de lote sale en la factura?
Sí. La factura de venta y el comprobante del POS imprimen, debajo del producto, el lote y el vencimiento de lo que salió: «Lote L22-A · Vence 31/03/2027». Si la venta tomó de dos lotes, salen los dos.
Me devolvieron un producto en el POS, ¿a qué lote vuelve?
A los lotes de la venta original. No tienes que elegirlo: «Sin elegir, se toman los lotes del documento de origen».
¿Puedo elegir de qué lote sale un traslado entre puntos de venta?
No. El traslado saca primero el lote que vence antes, igual que una venta.
Se dañaron unas cajas de un lote, ¿cómo las saco?
Con Registrar movimiento: una salida con el motivo «Avería o daño» y su lote. Se registra como pérdida por baja de inventarios. No puedes sacar más de lo que hay.
¿Cuántos días antes me avisa que un lote va a vencer?
Los del campo Aviso de vencimiento del producto o, si está vacío, los de su categoría; si ninguno lo dice, 30 días.
Apliqué la plantilla Droguería, ¿mis medicamentos ya llevan lote?
No por sí solos. La plantilla enciende la función Lotes y vencimiento, pero cada producto decide si lleva lote: elige Con lote y vencimiento en la categoría Medicamentos o en el producto. La categoría sí propone IVA Excluido (0 %) a los medicamentos nuevos (ver Funciones de inventario y plantillas por sector).
Un proveedor me mandó la misma referencia en dos lotes, ¿cómo lo registro?
En el diálogo de lotes de la línea, Agregar lote añade un segundo renglón con su número, su vencimiento y su cantidad. La suma de los lotes debe dar la cantidad de la línea.
En qué influye
El lote no cambia el valor del inventario ni el asiento: el costo sigue siendo el costo promedio del producto, y el inventario valorado coincide con la cuenta 14 del balance de prueba. Lo que añade es el rastro: cada lote queda ligado a la compra, al ajuste o a la toma por la que entró y a la venta o la devolución al proveedor por la que salió, y su existencia se ve por separado en la ficha del producto, en cada punto de venta. Como las ventas y los traslados salen del lote que vence primero, lo que se queda en la bodega es lo que vence después. Un traslado no genera asiento; una salida por avería sí, como pérdida por baja de inventarios.
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