Cartera con edades de vencimiento, precio por cliente en la factura, recepción parcial de pedidos y órdenes de compra con aprobación. Software contable para distribuidoras en Colombia.
Sabes cuánto te deben en total, pero no desde cuándo ni quién está a punto de pasar a noventa días. Para cuando se nota, el cobro ya es difícil.
→ Cartera con edades de vencimiento reales
El inventario está repartido y nadie lo ve completo
Cada bodega lleva su archivo. Se vende lo que no hay en un sitio mientras sobra en otro, y los traslados se registran cuando alguien se acuerda.
→ Inventario separado por sucursal y traslados entre ellas
El proveedor manda la mitad y la factura llega completa
Pediste diez, llegaron seis y el resto «llega la otra semana». Si el inventario sube con lo facturado y no con lo recibido, vendes mercancía que todavía va en el camión.
→ Recepción de mercancía parcial
Cada cliente tiene su precio y el vendedor se lo sabe de memoria
El descuento del cliente grande depende de quién lo atienda. Un día se factura con la tarifa vieja y la diferencia aparece en la conciliación.
→ Listas de precios por cliente
Qué resuelve
Ally360 para distribuidoras
Cada punto está en el producto hoy. Lo que todavía no existe se dice abajo, en las preguntas.
Cartera con edades de vencimiento reales
Las cuentas por cobrar se agrupan en corriente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días, con filtro directo de facturas vencidas.
El reporte parte la cartera en corriente, 1-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Es la diferencia entre "nos deben 40 millones" y saber cuáles de esos 40 llevan dos meses parados.
Listas de precios por cliente
Una lista de descuento por porcentaje o de precio fijo por producto se asigna en la ficha del cliente y llega aplicada a su factura, con la etiqueta «Lista aplicada».
La tarifa de cada cliente deja de depender del vendedor: la lista se asigna en la ficha y la factura de venta llega con ella preseleccionada y la etiqueta «Lista aplicada».
La lista se aplica a los productos; a las presentaciones todavía no.
La factura del proveedor y lo que de verdad llegó se registran por separado: recibes lo que llegó, lo que falta queda en tránsito y el inventario sube sólo con lo que está en la bodega. Si lo que falta no va a llegar, lo marcas así y la nota crédito del faltante sale prellenada con la cantidad y el costo de lo que no llegó.
Al convertir la orden dices qué llega en esa compra, y al recibir registras lo que bajó del camión. Lo que falta queda en tránsito hasta que llegue; si no va a llegar, la nota crédito del faltante sale prellenada y rebaja el saldo de la factura.
Al elegir en la factura un cliente sin cupo disponible, el formulario avisa antes de crearla, según la política que fijes en Configuración › Ventas. Al convertir una cotización en factura también avisa, con las cifras: «tiene $32.000 de cupo disponible; esta factura lo excede en $8.000». Si la creas, los administradores reciben la notificación «Cupo de crédito excedido».
Con decenas de clientes a crédito, nadie lleva el cupo de cada uno en la cabeza: la factura lo avisa antes de despachar, también cuando nace de una cotización, y el administrador se entera aunque no esté en el mostrador.
Avisa, no bloquea: la factura se puede crear igual.
ReteFuente, ReteIVA y ReteICA
Con las bases mínimas vigentes según la fecha de causación del documento, no según el día en que se digita. En la factura de compra, cuando el valor pasa la base mínima del concepto, Ally360 sugiere la retención con esa base y su fuente normativa, y la aplicas con un clic.
Cada compra grande al fabricante pasa la base mínima: la factura de compra sugiere la ReteFuente con su base y su fuente normativa, y la cuenta por pagar queda neta de la retención.
Si tu empresa es del Régimen SIMPLE, revisa las sugerencias con tu contador: todavía no se ajustan a ese régimen.
Inventario separado por sucursal y traslados entre ellas
Cada sucursal tiene sus propias existencias. Los traslados son transaccionales: salen de una y entran en la otra en la misma operación, o no ocurren.
Bodega principal y bodegas satélite llevan existencias independientes, y el traslado entre ellas es una sola operación: no hay ventana en la que la mercancía esté en las dos o en ninguna.
Órdenes de compra con aprobación
La orden pasa por aprobación antes de comprometer dinero y después se convierte en factura de compra sin volver a digitarla.
El pedido al proveedor pasa por aprobación antes de comprometer plata, y al llegar se convierte en factura de compra sin volver a teclear las líneas.
Kardex con costo promedio ponderado
Cada entrada recalcula el costo del producto. El margen que ves es el margen que hay, no el de la última compra.
Cuando compras el mismo producto a tres precios en un mes, el costo promedio ponderado es lo único que hace comparable el margen entre clientes y entre meses.
Centros de costo
Se asignan en facturas de venta, órdenes de compra, compras y gastos, así que el reporte por centro sale del movimiento real y no de un reparto posterior.
Cada línea de negocio o zona de reparto puede ser un centro de costo, y como se asigna en la factura y en el gasto, el resultado por zona sale del movimiento y no de un reparto a mano.
Contabilidad de doble partida
Con PUC colombiano, cierre de períodos y balance. Los asientos los genera la operación, no una digitación aparte.
Con el volumen de documentos de una distribuidora, la contabilidad no puede ser una digitación posterior: cada factura, pago y traslado genera su asiento cuando ocurre.
Así se ve en Ally360
Pantallas reales, no maquetas
Cada caso se hizo en el producto con una empresa de demostración; las cifras son las que salieron.
La orden se vuelve factura con el plazo del proveedor
En la orden PO-000001 pulsas Convertir a factura y escribes el número de la factura del proveedor, DF-QA24-001, con su fecha, 02/11/2026; el CUFE es opcional.
El vencimiento sale solo del plazo del proveedor, 30 días: 02/12/2026.
En «¿Qué llegó con esta factura?» indicas qué se factura en esta compra, por ejemplo las 60 unidades del Protector solar. La factura nace como borrador y las retenciones se sugieren según la base, el proveedor y la fecha.
En la recepción, el Protector solar dice pedido 60, facturado 60, recibido 0, falta 60. Escribes 50: el valor de esta recepción es $200.000 de los $240.000 facturados, y nada entra al inventario hasta que confirmas.
En «Lo que falta» eliges Llega después, si queda en tránsito, o No va a llegar, si queda como faltante.
Con No va a llegar, la compra muestra el faltante de $40.000 sin nota crédito y el botón Pedir nota crédito, que abre la nota prellenada: Faltante de la recepción, 10 × $4.000.
Con la nota registrada, el saldo con el proveedor baja a $238.000.
¿Puedo ver qué facturas están vencidas y por cuántos días?
Sí. El reporte de cuentas por cobrar agrupa por edades —corriente, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días— y el listado de facturas tiene filtro de vencidas.
¿Cómo se controla el inventario en varias bodegas?
Cada bodega es un punto con existencias propias, y el paso de mercancía entre bodegas se registra como un traslado que sale de una y entra en la otra en la misma operación.
¿Se puede manejar un precio distinto por cliente?
Sí. Creas una lista de precios, de descuento por porcentaje o de precio fijo por producto, la asignas en la ficha del cliente y en su factura de venta llega preseleccionada con la etiqueta «Lista aplicada». La salvedad: hoy se aplica a los productos, todavía no a las presentaciones como la caja o el bulto.
¿Puedo registrar entregas parciales de un pedido al proveedor?
Sí. Al convertir la orden en factura indicas qué llega en esa compra, por ejemplo 6 de 10, y al recibir registras lo que de verdad llegó. Lo que falta queda en tránsito y eliges si llega después o si no va a llegar; en ese caso, «Pedir nota crédito» abre la nota prellenada con lo que no llegó. El inventario sube sólo con lo recibido.
¿El cupo de crédito de cada cliente bloquea la factura cuando se pasa?
Avisa, pero no bloquea. Al elegir un cliente sin cupo disponible, el formulario de factura lo advierte según la política de Configuración › Ventas. Al convertir una cotización en factura también avisa, con las cifras: cuánto cupo le queda al cliente y en cuánto lo excede la factura. Puedes crearla igual, y los administradores reciben la notificación «Cupo de crédito excedido». Además tienes la cartera por edades y el saldo de cada factura a la vista.
