Capítulo 32
14 min
Comprar con recepción de mercancía
ComprasÓrdenes de compraAprobar y convertiroComprasFacturas de compraNuevaoComprasFacturas de compraRecibir mercancíaoComprasRecepciones de mercancíaoComprasDiferencias de compras
La factura del proveedor dice lo que te cobra; la recepción dice lo que de verdad llegó. Ally360 los lleva por separado para que el inventario suba solo con lo que tienes en la bodega, aunque el camión llegue incompleto.
El ejemplo central es una droguería que pide 60 protectores solares a $4.000 y recibe 50: las otras 10 no van a llegar y se cierran con la nota crédito del proveedor. Los ejemplos de lotes y de compra por caja salen de compras de cemento, pintura, ibuprofeno y acetaminofén.
Elige cuándo entra el inventario
En ConfiguraciónInventarioDiagnóstico y sectoresCompras hay tres modos: Al guardar la factura (la mercancía entra cuando confirmas la factura), Con una recepción (la factura queda «Por recibir» y la mercancía entra cuando registras lo que llegó) y Según el proveedor (cada proveedor lo decide en su ficha). La plantilla de Ferretería activa «Con una recepción». Cambiar el modo no modifica las compras ya confirmadas. Con este modo aparecen en el menú de Compras Recepciones de mercancía y Diferencias de compras.
El modo decide cuándo sube el inventario; cambiarlo no toca las compras ya confirmadas. Ajusta tolerancias y políticas de pago
En la misma tarjeta defines cuánto de más aceptas recibir (en porcentaje o en pesos), a los cuántos días te avisa el Centro de tareas de una compra que no llega, si se puede recibir sin orden de compra y qué pasa al pagar: Pagar con diferencias sin resolver y Pagar más de lo recibido vienen de fábrica en No hacer nada. También están la tolerancia de precio frente a la orden y los días de aviso del plazo de reclamo.
De fábrica, Ally360 no frena un pago aunque la mercancía no haya llegado. Crea la orden de compra
ComprasÓrdenes de compraNueva: proveedor, productos y cantidades. Los totales se calculan solos en la columna de la derecha: 60 protectores solares a $4.000 son $240.000 + IVA. El paso a paso de la orden está en La orden de compra.
Abre la orden y pulsa «Aprobar y convertir»
La orden guardada queda en Borrador, con el proveedor, el punto de venta y las líneas. Aprobar y convertir es el botón principal arriba a la derecha.
Llena los datos de la factura del proveedor
El diálogo Convertir la orden a factura pide el número de factura del proveedor (el que aparece en la factura que te entregó), la fecha de esa factura y el CUFE (opcional, los 96 caracteres de su factura electrónica). El vencimiento se propone solo según el plazo del proveedor: con 30 días, una factura del 02/11/2026 vence el 02/12/2026. Debajo, ¿Qué llegó con esta factura? dice qué se factura en esta compra, y luego vienen las retenciones sugeridas (ver Retenciones en la compra). Al pulsar Convertir a factura, la factura se crea como borrador.
El vencimiento sale del plazo del proveedor: 30 días después de la fecha de su factura. Factura solo lo que te cobran
Por cada producto eliges Todo lo pendiente, Nada o una cantidad menor. Esa cantidad es lo que te cobra el proveedor en esta factura; la mercancía sigue por recibir. Si la orden era de 10 cementos y la factura trae 6, escribe 6: lo demás de la orden queda pendiente para otra factura. Cuando vuelvas a convertir esa orden, el diálogo te avisa «Ya facturaste parte de esta orden: aquí sólo aparece lo que falta», y lo ya facturado no se vuelve a ofrecer.
Anota los lotes si el producto los usa
Si el producto maneja lotes con vencimiento, el botón Lotes de la línea abre el diálogo para escribir número de lote, vencimiento y cantidad; es el mismo en la conversión y en una factura de compra hecha a mano. Si la línea viene en dos lotes, Agregar lote añade otro renglón. Los lotes tienen que sumar la línea: si no, el diálogo lo dice («Los lotes suman 40 y la línea son 60») y no deja guardar.
Si los lotes no suman la línea, no se puede guardar. 
40 + 20 = 60: con los lotes completos ya se puede guardar. La línea muestra cuántos lotes lleva (Lotes (2)), y lo que anotes aquí llega ya cargado a la recepción.
La línea dice cuántos lotes trae; el neto a pagar no lleva retención por estar bajo la base. Revisa el borrador de la factura
La factura nace en Borrador con el aviso «pulsa Confirmar factura para registrar la deuda con el proveedor. La mercancía queda por recibir y entra cuando registres lo que llegó». Mientras sea borrador puedes editarla.
El borrador todavía no es deuda ni mueve la contabilidad. Confirma la factura
Al pulsar Confirmar factura queda Abierta, nace la deuda con el proveedor y la recepción queda Por recibir. Mientras no llega nada, el valor de la mercancía está en
14650501 Mercancías en tránsito: el inventario todavía no sube. Arriba aparecen Registrar pago, Imprimir etiquetas y Recibir mercancía.
Confirmada: ya le debes al proveedor, pero la mercancía sigue por recibir. Registra lo que llegó
En la factura pulsa Recibir mercancía (o ComprasRecepciones de mercancíaNueva recepción). Arriba ves cuántas referencias están completas y cuánto has recibido de lo facturado. En ¿Qué llegó? cada línea muestra Pedido · Facturado · Recibido · Falta: escribe lo que llegó, escanea los códigos o usa Llegó todo. Si pediste 60 protectores y llegaron 50, escribe 50.
La columna de la derecha resume la recepción: Valor de esta recepción ($200.000), Unidades (50 de 60) y lo que sigue En tránsito ($240.000 hasta que confirmes). También avisa que nada ha entrado al inventario todavía: entra cuando confirmes.
Decide qué pasa con lo que falta
El bloque Lo que falta ofrece dos caminos para las 10 unidades que no llegaron:
- Llega después: la compra queda «Recibida parcialmente», lo que falta sigue en tránsito y lo recibes cuando llegue.
- No va a llegar: queda como faltante y su valor se cierra con la nota crédito del proveedor.
Puedes marcar «No va a llegar» aunque en esa recepción no llegue ninguna unidad: el faltante se cierra y verás «Lo pendiente quedó como faltante».
Completa los lotes de lo recibido
Si la factura ya trae sus lotes, llegan prellenados con lo facturado: abre Lotes y deja en cada uno lo que de verdad llegó. De las 60 cajas de ibuprofeno (40 del lote IBU-2611E y 20 del IBU-2611F) llegaron 45, así que el segundo lote queda en 5.
Los lotes vienen de la factura; los ajustas a lo que llegó. Si la línea no trae lotes, muestra Faltan lotes hasta que número, vencimiento y cantidad cuadren con lo recibido. No te deja registrar si faltan o si no suman lo que llegó («Los lotes suman 20 y la línea son 15»): ajusta la cantidad del lote a 15. El detalle está en Lotes y vencimiento.
Lo que llegó puede venir en varios lotes. Pulsa Llegó todo, abre Faltan lotes y agrega un renglón por lote, cada uno con su número, su vencimiento y su cantidad. De 40 cajas de loratadina, el lote L23-A (vence 30/06/2027) trae 25: mientras sea el único, el diálogo dice «Los lotes suman 25 y la línea son 40». Agregar lote suma el L23-B (vence 31/12/2027) con 15, y con eso cuadra y puedes registrar la recepción.
Dos lotes con vencimientos distintos en la misma recepción: 25 + 15 = 40. Confirma la recepción
Registrar recepción abre el resumen: cuántas referencias quedan completas, cuántas con diferencia y cuánto vale lo que no llegó, a costo de la factura. Con el ibuprofeno: «Lo que no llega vale $45.000 a costo de la factura. Queda pendiente: llegará después» (15 cajas a $3.000). Confirmar y recibir la registra.
Antes de registrar, Ally360 te dice cuánto vale lo que no llegó. Imprime las etiquetas de lo recibido
Al registrar aparece el diálogo Etiquetas de lo recibido, con la plantilla, el precio del punto de venta y las cantidades por producto: una etiqueta por unidad recibida. Si alguno no tiene código de barras, te lo avisa y ofrece Generar códigos internos, que le crea un código EAN-13 interno (empieza por 20) con su dígito de control y te muestra cómo queda. También avisa si el nombre no cabe completo en la etiqueta.
Una etiqueta por unidad recibida, con el precio del punto de venta. 
Saldrán 45 etiquetas: una por caja recibida. Imprime al 100 %, sin ajustar a la página. Mira el estado de la factura
La factura lleva sus estados por separado: el del Pago (Abierta, Pagada) y el de la Recepción (Por recibir, Recibida parcialmente…), y también el de RADIAN cuando aplica.
Abierta en el pago, recibida parcialmente en la bodega. Revisa lo que sigue en tránsito
Más abajo, el panel Recepción de la mercancía dice cuánto está en tránsito (facturado y sin recibir), lo facturado, recibido, faltante y pendiente de cada producto, y la lista de recepciones con su costo. Desde ahí puedes recibir de nuevo con Recibir mercancía o marcar Lo que falta no va a llegar.
Las 15 cajas que faltan valen $45.000 y siguen en tránsito. Compara lo pedido, lo recibido y lo facturado
El panel Conciliación de la compra pone lado a lado lo que pediste, lo que llegó y lo que te cobran, línea por línea. El reporte Pedido, recibido y facturado lo muestra para todas tus compras.
Las 5 unidades que siguen en camino no son una diferencia. Lo que llega después no es una diferencia
ComprasDiferencias de compras reúne lo que no cuadra entre lo pedido, lo recibido y lo facturado, con quién lo resuelve. Lo que marcaste «Llega después» no aparece aquí: la lista sigue vacía mientras la mercancía siga en camino.
Con mercancía pendiente por llegar, Diferencias sigue vacía. Un faltante, en cambio, sí es una diferencia: queda abierta hasta que la cierras con la nota crédito del proveedor, como se ve en los tres pasos siguientes.
Si lo que falta no va a llegar, márcalo
Si el proveedor te confirma que no va a mandar el resto, marca No va a llegar al registrar la recepción. Si ya la habías registrado con «Llega después», el panel de la recepción en la factura también te deja marcar que lo que falta no va a llegar. Lo pendiente queda como faltante, pero su valor sigue en tránsito hasta que registres la nota crédito del proveedor.
Pide la nota crédito del faltante
La compra lo muestra con cifras: «10 unidades no llegaron · Faltante sin nota crédito $40.000», con el botón Pedir nota crédito. Al pulsarlo, la nota crédito de compra se abre prellenada: la factura del proveedor, el motivo «Mercancía facturada que no llegó en la recepción» y la línea con el tipo Faltante de la recepción, 10 × $4.000. Tú escribes el número de la nota que te mandó el proveedor y pulsas Registrar nota crédito. Ally360 no la crea sola: espera a que el proveedor te la mande.
Otra compra, el mismo camino: la nota llega prellenada con el faltante y solo falta el número del proveedor. Si te equivocaste y la mercancía sí va a llegar, Sí va a llegar lo devuelve a pendiente, siempre que aún no hayas registrado la nota.
Comprueba que el faltante quedó cerrado
Con la nota registrada, la compra queda Cerrada con nota crédito: lo que estaba en tránsito por el faltante sale y el saldo con el proveedor baja de $285.600 a $238.000 (los $40.000 del faltante y su IVA). Le debes justo lo que recibiste.
Paga la factura
Registrar pago abre con el saldo precargado, ya neto de retenciones. Eliges el medio de pago y la cuenta de la que sale el dinero: con transferencia, el diálogo muestra el saldo de cada cuenta. Puedes pagar aunque falte mercancía; si quieres que Ally360 te frene, cambia las políticas del segundo paso. Todo el detalle está en Pagarle a un proveedor.
El monto viene precargado con el saldo de la factura. Mira la factura pagada
Al guardar, la factura queda Pagada aunque su recepción siga «Recibida parcialmente»: el pago y la recepción son caminos separados.
Pagada en tesorería, todavía con mercancía por recibir. Recibe el resto cuando llegue
Cuando llega lo pendiente, vuelve a Recibir mercancía y registra otra recepción. Las recepciones suman: nunca cuentas dos veces lo mismo. Cuando ya llegó todo, la pantalla dice «Esta compra ya no tiene mercancía por recibir».
Con la segunda recepción, la compra queda completa. Encuentra todas las recepciones
ComprasRecepciones de mercancía reúne cada entrada con su fecha, proveedor, factura, punto de venta y costo. Tiene los filtros Todas y Sin factura, y los botones Importar, Exportar y Nueva recepción.
Todas las recepciones en un solo listado, al costo de la factura.
Comprar por caja un producto con lotes
En una droguería, el Acetaminofen 500 mg tableta se lleva en tabletas pero se compra por caja de 100, con la presentación «Caja x 100». La factura de compra se hace directamente, sin orden.
Empieza la compra
Ve a ComprasFacturas de compraNueva. También puedes empezar desde la ficha del producto con Abastecer este producto.
Elige el proveedor y escribe su número de factura
Si el proveedor tiene plazo de crédito, la forma de pago y el vencimiento se llenan solos. Escribe el número de la factura que te mandó el proveedor.
Elige la presentación Caja x 100
En la línea del producto, elige la Presentación «Caja x 100». El precio propuesto es el de la caja: 100 veces el costo de la tableta. Escribe la cantidad en cajas (3) y, si el proveedor te cobró otro, el precio de la caja.
Anota el lote de las 300 tabletas
Pulsa Lotes. El diálogo ya convirtió las cajas: dice «300 unidades en la línea». Escribe el número de lote (ACE-2601), el vencimiento (30/06/2027) y la cantidad (300).
3 cajas x 100: el lote se anota en tabletas, 300 unidades. Pulsa Crear y abrir
La factura queda abierta y el mensaje lo aclara: «Factura de compra abierta. El inventario entra cuando registres la recepción». La deuda con el proveedor ya existe; las tabletas todavía no están en la bodega.
Recibe la caja con su lote
Pulsa Recibir mercancía › Llegó todo › Registrar recepción › Confirmar y recibir. El lote viene de la factura, así que no lo vuelves a escribir.
Qué queda después de recibir
Con la recepción, la ficha del producto muestra 300 unidades, su costo por unidad y el lote ACE-2601 en Existencias por lote. El kárdex registra la entrada en tabletas, con su lote: «Lotes: ACE-2601 (300)».
Qué asienta cada paso
Al confirmar la factura, lo que compraste entra a tránsito y nace la cuenta por pagar, con su retención si aplica:
Factura de compra confirmada
FC-000003 · factura del proveedor FP-2026-0003 · 20 pinturas a $30.000| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 14650501 Mercancías en tránsito | $600.000 | |
| 24081001 IVA descontable por compras | $114.000 | |
| 22050501 Cuentas por pagar a proveedores nacionales | $699.000 | |
| 23654001 Retenciones compra 2,5 % por pagar | $15.000 |
La mercancía queda en tránsito hasta que la recibas. Sumas iguales: $714.000.
Al registrar la recepción, lo recibido pasa de tránsito al inventario, al costo de la factura:
Recepción parcial
REC-000004 · 15 de 20 pinturas a $30.000| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 14350501 Mercancías no fabricadas | $450.000 | |
| 14650501 Mercancías en tránsito | $450.000 |
Las 5 unidades que faltan siguen en tránsito: $150.000.
Casos reales
Pedí 60 y llegaron 50, las otras 10 no van a llegar
PO-000001 · factura del proveedor DF-QA24-001La orden PO-000001 pide 60 protectores solares a $4.000: $240.000 + IVA 19 % = $285.600.
- Aprobar y convertir › Convertir a factura con el número DF-QA24-001 y la fecha 02/11/2026. El vencimiento sale del plazo del proveedor: 02/12/2026.
- Confirma la factura: le debes $285.600 al proveedor y los $240.000 de mercancía quedan en tránsito.
- En Recibir mercancía escribe 50 de 60 y marca No va a llegar. Suben al inventario $200.000.
- La compra muestra «10 unidades no llegaron · Faltante sin nota crédito $40.000». Pulsa Pedir nota crédito: sale prellenada con el tipo «Faltante de la recepción» y 10 × $4.000.
- Registra la nota con el número que te mandó el proveedor. La compra queda «Cerrada con nota crédito» y el saldo con el proveedor baja a $238.000.
Me facturaron 6 y llegaron 4
FC-000001 · REC-000001 · REC-000002La factura FC-000001 cobra 6 cementos a $21.000 + IVA 19 % = $149.940.
- Confirma la factura: la deuda con el proveedor es $149.940 y los $126.000 de mercancía quedan en tránsito.
- Llegan 4 cementos. En Recibir mercancía escribe 4 y deja marcado Llega después.
- Al confirmar, el diálogo avisa que lo que no llega vale $42.000. REC-000001 sube $84.000 al inventario; $42.000 siguen en tránsito por las 2 unidades que faltan.
- Cuando llegan las otras 2, regístralas con REC-000002: el tránsito queda en $0 y la pantalla dice «Esta compra ya no tiene mercancía por recibir».
- En el balance de prueba: cuenta 14 en $126.000, cuenta por pagar $149.940 e IVA descontable $23.940, con débitos igual a créditos.
Preguntas frecuentes
Recibí 4 y las otras 2 vienen en otro camión, ¿qué marco?
Llega después. Lo pendiente queda a la vista en «Conciliación de la compra» y lo recibes en una nueva recepción cuando llegue.
El proveedor ya no me va a mandar lo que falta
Marca No va a llegar al recibir, o pulsa Lo que falta no va a llegar en la factura: queda como faltante y su valor sigue en tránsito hasta que registras la nota crédito del faltante. Funciona aunque en esa recepción no haya llegado ninguna unidad.
¿Ally360 crea sola la nota crédito del faltante?
No. La deja prellenada (factura, motivo, tipo «Faltante de la recepción», cantidad y precio) para que la registres cuando el proveedor te mande la suya, con su número.
Marqué que no va a llegar y sí llegó, ¿qué hago?
Mientras no hayas registrado la nota crédito, pulsa Sí va a llegar en el panel de la recepción: lo que faltaba vuelve a quedar pendiente y lo recibes con una nueva recepción.
Ya facturé parte de la orden, ¿me la vuelve a ofrecer completa?
No. Al convertirla otra vez, el diálogo avisa «Ya facturaste parte de esta orden: aquí sólo aparece lo que falta».
Compro por caja y vendo por unidad, ¿en qué unidad escribo el lote?
En unidades del producto. Con 3 cajas de 100, el diálogo de lotes dice «300 unidades en la línea» y el lote se anota por 300.
Llegó en dos lotes con vencimientos distintos, ¿cómo lo registro?
En la recepción, Agregar lote añade un renglón por lote, con su vencimiento y su cantidad. Los lotes tienen que sumar lo que llegó: si no, el diálogo lo dice («Los lotes suman 25 y la línea son 40»).
Tengo que devolverle al proveedor parte de un lote, ¿cómo lo hago?
Con una nota crédito de compra, eligiendo el lote que devuelves. Está en Devolver mercancía al proveedor.
¿El IVA descontable se calcula sobre lo recibido?
No: sobre lo facturado. El IVA es de la factura del proveedor, llegue o no toda la mercancía.
¿Qué pasa si la factura del proveedor trae otro precio que la orden?
Ajusta las líneas antes de confirmar la factura. Lo que queda registrado es lo que facturó el proveedor, no lo que pediste.
Pagué y todavía no me llega la mercancía, ¿es normal?
Sí. Con la política de fábrica («No hacer nada») el pago no depende de la recepción. Si quieres que Ally360 te avise o te frene, cambia Pagar más de lo recibido a «Avisar y dejar pagar» o «Bloquear el pago».
¿Dónde veo cuánto tengo en mercancía en tránsito?
En el panel Recepción de la mercancía de cada factura y en la cuenta 14650501 del balance de prueba, que solo conserva lo que falta por llegar y los faltantes que todavía no tienen nota crédito.
En qué influye
La recepción decide cuándo existe el stock para vender y con qué costo: al registrarla sube el inventario del punto de venta y se recalcula el costo promedio ponderado. Lo que sigue en tránsito aparece aparte en el chequeo «Inventario = cuentas 14» del cierre del mes, y un faltante sale de tránsito solo con la nota crédito del proveedor, que además baja el saldo de la factura. La cuenta por pagar y el IVA descontable nacen con la factura, no con la recepción.
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