Capítulo 65
5 min
Caja menor: abrir, pagar un gasto y hacer el arqueo
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La caja menor es el efectivo que guardas aparte para lo pequeño: la papelería, el taxi, el aseo. En Ally360 es una cuenta de Tesorería más, con una regla: funciona por sesiones. La abres contando lo que hay, cada gasto que pagas con ella sale de esa sesión y la cierras con un arqueo. Así sabes en cualquier momento cuánto debería haber en la caja y quién respondió por la diferencia.
La plata de la caja menor suele salir del banco. Cuando la repones, regístralo como una transferencia entre cuentas: sale del Banco principal y llega a la Caja menor, sin pasar por ingresos ni gastos.
Crea el gasto y elige a quién le pagaste
En GastosGastos directos pulsa Nuevo gasto directo y elige el proveedor o tercero. Si no existe, lo creas desde el mismo campo, sin salir del gasto. El alta rápida pide solo lo básico: cuando termines, entra al tercero en Contactos y completa su municipio, para que quede con la identificación completa que piden la exógena y el cierre del mes.
Elige el concepto y el valor
El concepto de gasto decide la cuenta contable: al elegirlo, Ally360 muestra debajo la cuenta PUC con la que se va a registrar. Escribe el valor sin IVA y, si aplica, el impuesto. El resumen de la derecha suma la base, los impuestos y el Total pagado.
Abre la caja si está cerrada
En Pago y soporte elige el método Efectivo y la cuenta Caja menor. Si la caja no tiene una sesión abierta, el formulario te ofrece Abrir caja ahí mismo. El diálogo lo explica: contar el efectivo es «una declaración, no una entrada de dinero». La Base inicial viene propuesta con lo que la caja debería tener —el último conteo más lo que se movió después—; cuenta los billetes y corrígela si no cuadra. Puedes dejar una nota y pulsar Abrir caja.
La base viene propuesta con lo que debería haber; tú cuentas y corriges. Paga el gasto desde la caja menor
Con la caja abierta, la cuenta Caja menor muestra su saldo debajo del nombre. Escribe una referencia si la tienes y, con Adjuntar soporte, sube la foto o el PDF del recibo, de hasta 10 MB: es lo que respalda el gasto. Pulsa Registrar gasto.
El gasto sale de la Caja menor; el soporte queda pegado al documento. Cierra la caja con el arqueo
Al final del día o de la semana, ve a TesoreríaCuentas, abre Caja menor y pulsa Cerrar caja (arqueo). El diálogo muestra la base contada al abrir, las entradas, las salidas y el esperado en caja. El campo Efectivo contado empieza vacío a propósito: «Cuenta los billetes y monedas que hay en la caja ahora». No trae lo esperado para que no cierres sin contar.
Si no cuadra, explica la diferencia
Si lo contado no coincide con lo esperado, el aviso dice «Faltante de $…» o «Sobrante de $…» y que se registrará según la política de faltantes de caja. En ese caso la Nota pasa a ser obligatoria: «Hay diferencia: explica qué pasó para poder cerrar». El botón Cerrar caja (arqueo) no se habilita hasta que la escribas. Si la caja cuadra, la nota es opcional.
Esperabas $2.000 y contaste $1.500: sin la nota, la caja no se cierra. Cierra y revisa el movimiento
Escribe la nota y pulsa Cerrar caja (arqueo). El movimiento del arqueo queda con lo esperado, lo contado y tu explicación, para que cualquiera que lo revise después sepa qué pasó.
Casos reales
Pagué un gasto de $8.000 y al cerrar me faltaron $2.000
Caja menorLa caja menor tenía $40.000 y estaba cerrada.
- En Nuevo gasto directo eliges el tercero, el concepto y el valor: $8.000 sin impuesto.
- En Pago y soporte eliges Efectivo y Caja menor. Como está cerrada, pulsas Abrir caja: la base viene en $40.000, cuentas, coincide y abres.
- Adjuntas la foto del recibo y pulsas Registrar gasto.
- En la tarde, Tesorería › Cuentas › Caja menor › Cerrar caja (arqueo): esperado $32.000. Cuentas $30.000.
- El aviso dice «Faltante de $2.000» y la nota se vuelve obligatoria. Escribes lo que sabes («Se pagó un domicilio sin recibo») y cierras: el faltante queda registrado según la política de faltantes de caja, con lo esperado, lo contado y tu nota.
Preguntas frecuentes
¿Abrir la caja menor es meterle plata?
No. Abrirla es declarar cuánto efectivo hay: el diálogo lo dice, «es una declaración, no una entrada de dinero». Los pagos en efectivo quedan dentro de esa sesión hasta que la cierres con el arqueo.
¿De dónde sale la base que me propone al abrir?
Del último conteo más lo que se movió después. Si al contar no te da, corrígela antes de abrir.
¿Qué pasa si al cerrar me sobra o me falta plata?
El arqueo muestra la diferencia entre lo esperado y lo contado y la registra como faltante o sobrante según la política de faltantes de caja. Para cerrar tienes que explicar en la nota qué pasó: con diferencia, la nota es obligatoria.
¿Por qué no se habilita el botón Cerrar caja (arqueo)?
Porque hay diferencia entre lo esperado y lo contado y la nota está vacía. El campo lo dice: «Hay diferencia: explica qué pasó para poder cerrar». Escribe la explicación y el botón se habilita.
¿Por qué el efectivo contado aparece vacío?
Para que cuentes de verdad. Si viniera lleno con lo esperado, sería fácil cerrar sin contar y la diferencia no aparecería nunca.
¿Cómo le meto plata a la caja menor?
Con una transferencia en Tesorería › Transferencias: sale del banco y llega a la Caja menor. No es un ingreso: solo cambia la plata de sitio.
¿Por qué tengo que completar el municipio del tercero que creé desde el gasto?
Porque el alta rápida solo pide lo básico. Con el municipio el tercero queda con la identificación completa, que es lo que revisan la exógena y el chequeo de terceros del cierre del mes.
¿Es lo mismo que la caja del punto de venta?
No. La caja del POS se abre y se cierra por turno desde el mostrador; está en Cerrar el turno y hacer el arqueo. La caja menor es una cuenta de Tesorería para gastos.
En qué influye
Cada gasto pagado desde la caja menor registra el gasto en la cuenta de su concepto contra la caja, y deja su movimiento de tesorería. El saldo de la Caja menor es el mismo de su cuenta en el balance de prueba. El arqueo cierra la sesión: si hubo diferencia, queda registrada como faltante o sobrante, con lo esperado, lo contado y la nota que la explica, y el siguiente conteo parte de ahí.
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