Capítulo 28
8 min
La nota crédito: devoluciones y correcciones
VentasNotas crédito de ventaNueva nota crédito
La nota crédito es el documento con el que le restas valor a una factura ya emitida. Es el único camino legal para una devolución, una anulación o un descuento posterior. Cada nota lleva su propia serie, NC-….
Elige la factura que corriges
En VentasNotas crédito de venta pulsa Nueva nota crédito. El paso 1, ¿Qué factura corriges?, empieza por la factura: no hace falta elegir antes el cliente. Búscala en Selecciona la factura a ajustar y, al elegirla, debajo aparece su saldo pendiente, por ejemplo «Factura F-000003 — saldo pendiente $468.000». Si entras desde la factura, Ally360 ya la trae elegida.
Elige el concepto DIAN
En el mismo paso, el Concepto DIAN clasifica el motivo: 1 Devolución parcial, 2 Anulación, 3 Rebaja, 4 Ajuste de precio, 5 Pronto pago y 6 Descuento por volumen. Es obligatorio para emitir la nota electrónicamente: el formulario lo dice, «Requerido para emitir la nota a la DIAN».
Carga los ítems de la factura
Cargar ítems de la factura trae las líneas con su IVA, productos y servicios por igual, con los precios netos de descuentos, como se cobraron, y propone solo lo que todavía no se ha devuelto. El paso 2, ¿Qué se devuelve o ajusta?, te dice el tope: «Se puede acreditar hasta $480.000 con IVA y antes de retenciones (ya acreditado $120.000)». Bajo cada cantidad aparece «de 50, ya acreditadas 10»: la línea no te deja pasar de lo que queda por acreditar. Borra con la papelera las líneas que el cliente sí se quedó: si dejas solo un flete de $10.000, la nota es $10.000 + IVA $1.900 = $11.900.
El tope de la factura arriba y, a la derecha, cómo queda su saldo. Decide si la mercancía vuelve al inventario
Marca Reingreso solo en los productos que físicamente te devolvieron y se pueden volver a vender; aparece el Punto de venta de reingreso al que vuelven. Las unidades entran al costo con que se vendieron. Los servicios no vuelven a inventario.
Lee la columna derecha
Mientras llenas la nota, la columna derecha muestra el Total de la nota crédito, el subtotal, el IVA, la Retención devuelta, Afecta el saldo en y el Nuevo saldo de la factura. Si la factura tuvo retención, la nota devuelve su parte: una caja de $12.000 con retención de 2,5 % devuelve $300, así que la nota es de $12.000 pero afecta el saldo en $11.700, y el nuevo saldo de F-000003 queda en $456.300.
Revisa qué pasa con lo que sobra
Si la nota supera lo que el cliente debe, el formulario te lo avisa: «La nota supera en unos $X lo que el cliente debe. Sin reembolso, esa diferencia queda como saldo a favor del cliente». Cuando tu empresa tiene disponible la opción, aparece el campo Reembolsar desde (opcional): elige una cuenta solo si le devuelves el dinero ahora; la lista muestra el saldo de cada una.
Escribe la fecha, el motivo y emítela
En el paso 3 van la fecha y el motivo. Sé específico: «Devolución de 1 bulto por empaque dañado» vale mucho más que «devolución». Pulsa Crear nota crédito: queda Emitida y con su número NC-….
Comprueba el efecto en la factura
El detalle de la nota muestra arriba la factura que afecta y, a la derecha, Efecto sobre F-000003 − $11.700 («Disminuye lo que te debe el cliente»), con el valor original de la factura, lo que resta esta nota y el Saldo actual, más el enlace Abrir factura. Debajo están el motivo, con el concepto DIAN, y las líneas devueltas con la retención devuelta. La factura recalcula sola y nunca queda en negativo.
La nota dice cuánto bajó la factura y en cuánto quedó su saldo. Revisa el asiento de la nota
Más abajo, el Asiento contable de la nota aparece en línea, con su número y el estado Contabilizado. Reversa el ingreso y, si hubo retención, la retención devuelta; si marcaste reingreso, devuelve el inventario contra el costo de ventas. Datos de la nota dice qué pasó con el valor, por ejemplo «Aplicación: Descontada de su factura».
Clientes baja por el neto y la retención devuelta sale de la 1355. Si te equivocaste, anula la nota
Abre la nota y pulsa Anular nota crédito; Ally360 te pide el motivo. La anulación deshace todo lo que hizo la nota: el saldo de la factura vuelve a lo que era, las unidades que reingresaron vuelven a salir del inventario y el asiento se reversa. La nota queda anulada con su número, para que la serie no tenga huecos.
Nota crédito con retención y reingreso
NC-000003 sobre F-000003| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 41750501 Devoluciones en ventas | $12.000 | |
| 14350501 Mercancías no fabricadas | $6.000 | |
| 13050501 Clientes nacionales | $11.700 | |
| 13551501 Retención en la fuente 2,5 % | $300 | |
| 61350101 Costo de ventas | $6.000 |
Clientes baja $11.700, no $12.000: los $300 de retención que el cliente ya había descontado se devuelven a la 1355.
Qué dice la nota sobre el dinero
El detalle y el listado de notas dicen qué pasó con el valor acreditado:
| La nota dice | Qué significa |
|---|---|
| Descontada de su factura | Todo el valor bajó el saldo de la factura. |
| Reembolsada desde «cuenta» (valor) | Lo que sobraba se le devolvió al cliente desde esa cuenta. El reembolso deja su propio asiento: Clientes contra el banco o la caja. |
| Queda como saldo a favor del cliente (valor) | Lo que sobraba no se devolvió: queda a favor del cliente para aplicarlo a otra factura o devolverlo después, desde su ficha o desde el pago recibido. |
Sin habilitación DIAN
Si tu empresa todavía no tiene la facturación electrónica habilitada, la nota dice «Sin habilitación DIAN: esta nota es un documento interno y no se envía a la DIAN» y su estado electrónico aparece como No electrónica. Igual corrige el saldo, el inventario y la contabilidad; lo único que no hace es viajar a la DIAN.
Casos reales
Devolvieron una caja de una factura que tuvo retención
NC-000003 · F-000003La factura F-000003 fue por $600.000 y el cliente te retuvo 2,5 %. Ya tenía notas por $120.000 y su saldo pendiente es $468.000. Ahora te devuelve una caja de Loratadina de $12.000.
- Nueva nota crédito y elige F-000003: aparece «saldo pendiente $468.000».
- Concepto 1 · Devolución parcial. Cargar ítems de la factura y deja 1 caja: «de 50, ya acreditadas 10».
- La columna derecha dice total $12.000, retención devuelta − $300, «Afecta el saldo en $11.700» y «Nuevo saldo de F-000003 $456.300».
- Crea la nota. Su detalle muestra «Efecto sobre F-000003 − $11.700» y el asiento con los $300 de retención devueltos.
Facturé con el cliente equivocado
Nota créditoEmitiste F-000045 a «Ferretería El Tornillo» pero la venta era de «Ferretería El Tornillo SAS», otro NIT. La factura ya está emitida y no se puede editar.
- Abre F-000045 y pulsa Nota crédito.
- Concepto DIAN: 2 · Anulación.
- Carga todos los ítems y marca Reingreso en los productos físicos.
- Motivo: «Anulación por error en el tercero. Se reemplaza por la factura al NIT correcto».
- Emite la nota y verifica que el saldo de F-000045 quede en cero.
- Crea la factura nueva al cliente correcto.
El cliente ya pagó y devolvió un bulto
Nota créditoVendiste 2 cementos a $25.000 + IVA y el cliente pagó todo. Devuelve 1 bulto con el empaque dañado.
- Desde la factura, pulsa Nota crédito y elige 1 · Devolución parcial.
- Carga los ítems y deja 1 cemento: $25.000 + IVA $4.750 = $29.750.
- Como la factura ya está pagada, el aviso te dice que la nota supera lo que el cliente debe.
- Si le devuelves el dinero ahora, elige la cuenta en Reembolsar desde; si no, déjalo vacío y quedará como saldo a favor.
- Emite. La nota dice «Reembolsada desde…» o «Queda como saldo a favor del cliente ($29.750)».
Preguntas frecuentes
¿La nota crédito devuelve la mercancía al costo de hoy o al de la venta?
Al costo con que se vendió. Así el margen de la venta original queda correctamente reversado y el costo promedio del inventario no se contamina.
¿Puedo acreditar más que el total de la factura?
No. Ally360 no deja que las notas de una factura sumen más que su total, y cada línea se limita a lo que queda por acreditar.
¿Qué pasa si la nota crédito supera el saldo pendiente?
Lo que sobra se reembolsa desde la cuenta que elijas o queda como saldo a favor del cliente. La factura no queda en negativo.
¿Por qué el saldo de la factura baja menos que el total de la nota?
Porque la factura tuvo retención. El saldo de la factura va neto de retención, así que la nota también: una nota de $12.000 con una retención de 2,5 % devuelve $300 de retención y baja el saldo en $11.700. La columna derecha lo muestra como «Afecta el saldo en».
¿Cuánto puedo acreditar todavía de una factura?
El formulario lo dice al elegir la factura: «Se puede acreditar hasta $480.000 con IVA y antes de retenciones (ya acreditado $120.000)». Y Cargar ítems de la factura propone solo lo que no se ha devuelto.
¿Puedo hacer una nota crédito solo por un servicio?
Sí. Carga los ítems y deja solo el servicio: se acredita con su IVA y no tiene reingreso, porque un servicio no vuelve a inventario.
¿Puedo deshacer una nota crédito?
Sí: Anular nota crédito, con el motivo. Se revierten el saldo de la factura, el inventario que reingresó y el asiento contable.
¿Se descuenta el inventario con cualquier nota crédito?
No. La mercancía vuelve al inventario solo en las líneas donde marcaste Reingreso. Una rebaja o un descuento por pronto pago corrigen el dinero y no tocan las existencias.
¿Tengo que marcar reingreso siempre?
No. Márcalo solo si la mercancía volvió físicamente y se puede vender otra vez. Si el producto llegó roto, no lo marques: la nota corrige el dinero pero el inventario no debe subir.
En qué influye
La nota crédito resta del saldo por cobrar, neto de retención, y genera su asiento: revierte el ingreso, el IVA generado y la retención contra la cuenta por cobrar y, si marcaste reingreso, devuelve el inventario contra el costo de ventas al costo original. Si reembolsaste, el reembolso deja su propio asiento, de Clientes contra la cuenta de la que salió el dinero; si no, el excedente queda como saldo a favor del cliente.
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