Términos y Condiciones de Servicio

Borrador para validación de abogado — versión 2026-10-08, 8 de octubre de 2026. Este texto reemplaza la versión 2026-09-28, incorpora el Anexo 1 (contrato de transmisión de datos personales) y está pendiente de revisión jurídica.

Estos Términos regulan el acceso y uso de la plataforma Ally360. Al crear una cuenta, aceptar una invitación o reclamar una empresa, y marcar la casilla de aceptación, declaras que los has leído y que aceptas quedar vinculado por ellos y por su Anexo 1.

1. Quiénes somos

Ally360 S.A.S., NIT 902.034.278-9, sociedad por acciones simplificada con domicilio en Pereira y dirección de notificación en Calle 34 # 20-51, Pereira, Risaralda, Colombia. Correo: gerencia@ally360.co. Teléfono: +57 316 783 8590.

2. Qué es el servicio

Ally360 es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión empresarial de pequeñas y medianas empresas: facturación electrónica, punto de venta, inventario, contabilidad, tesorería, cartera, reportes, seguimiento, asistente de inteligencia artificial y los demás módulos incluidos en el plan contratado.

El servicio se presta a través de internet. No se entrega ninguna copia del software ni se transfiere su propiedad.

3. Quién puede contratar

Puede contratar quien sea mayor de edad y tenga capacidad legal para obligarse, actuando en nombre propio o en representación de una persona jurídica. Si actúas en nombre de una empresa, declaras contar con facultades para vincularla; la empresa es «el Cliente» en estos Términos.

Los usuarios que el Cliente invita a su cuenta aceptan estos Términos en lo que se refiere al uso de la plataforma, pero no contratan la suscripción.

4. Tu cuenta

Eres responsable de la veracidad de los datos que registras, de la confidencialidad de tus credenciales y de toda la actividad realizada desde tu cuenta. Avísanos de inmediato si detectas un uso no autorizado.

El administrador de la cuenta puede crear usuarios adicionales dentro de los límites del plan y es responsable de los accesos y permisos que otorga.

5. Prueba gratuita

Los planes ofrecen un periodo de prueba cuya duración se indica en la página de planes al momento de contratar. No se solicita medio de pago para iniciarla.

Al terminar la prueba, el servicio continúa solo si registras un medio de pago y confirmas la suscripción. Si no lo haces, la cuenta queda sin acceso a las funciones de pago; tus datos se conservan en los términos del numeral 13.

6. Planes, precios y pagos

Los planes vigentes, sus límites y sus precios se publican en ally360.co/planes. Los precios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos que resulten aplicables.

La suscripción se cobra por anticipado según el ciclo elegido (mensual o anual) y se renueva automáticamente por periodos iguales, salvo cancelación previa.

Los pagos se procesan a través de la pasarela Wompi, que trata los datos de tu medio de pago bajo sus propios términos y política. Ally360 no almacena el número completo de la tarjeta.

Podemos modificar los precios. Los cambios se comunicarán con al menos treinta (30) días calendario de antelación y solo aplicarán a partir del siguiente periodo de facturación. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que empiece a regir el nuevo precio.

7. Mora y suspensión

Si un pago no se realiza en la fecha correspondiente, la cuenta entra en periodo de gracia y te lo notificaremos. Vencido ese periodo sin regularizar, el acceso puede quedar limitado a solo lectura y, posteriormente, suspenderse.

Durante la suspensión conservamos tus datos en los términos del numeral 13.

8. Cancelación

Puedes cancelar la suscripción en cualquier momento desde la plataforma o escribiendo a gerencia@ally360.co. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado, sin que se generen cobros posteriores. No hay cláusulas de permanencia.

Los pagos correspondientes a periodos ya iniciados no son reembolsables, salvo lo previsto en el numeral 9 o cuando la ley lo exija.

9. Derecho de retracto y reversión del pago

Cuando la contratación se realice por medios electrónicos y quien contrata tenga la calidad de consumidor, aplican las garantías del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011): el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la contratación y la reversión del pago en los casos y plazos que esa ley establece. Para ejercerlos, escribe a gerencia@ally360.co.

10. Tus datos y tus documentos

Los datos que cargas en la plataforma son tuyos. Ally360 no reclama ninguna titularidad sobre tu información comercial, contable o de clientes, y no la usa para fines propios.

Respecto de los datos personales de terceros que cargues —tus clientes, proveedores, empleados y contactos— el Cliente es el Responsable del Tratamiento y Ally360 actúa como Encargado. La relación entre ambos se rige por el Anexo 1 de estos Términos, que es el contrato de transmisión de datos personales que exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Los datos personales de los usuarios y del propio Cliente los trata Ally360 como Responsable, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Mientras la cuenta esté activa, el propietario puede descargar una copia completa de la información de la empresa desde la plataforma.

11. Facturación electrónica

Los módulos de facturación electrónica operan a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. La emisión depende de que mantengas vigentes tu resolución de facturación, tu habilitación y los demás requisitos que exige la autoridad tributaria.

El cumplimiento de las obligaciones tributarias es responsabilidad exclusiva del contribuyente, incluida la de conservar las facturas y demás documentos electrónicos durante los plazos que fija la ley. Ally360 provee la herramienta; no asesora fiscalmente ni responde por la exactitud de la información que registres, por declaraciones extemporáneas ni por sanciones derivadas de tu operación.

Tampoco respondemos por indisponibilidades de los servicios de la DIAN o del proveedor tecnológico que impidan emitir documentos electrónicos.

12. Inteligencia artificial

Las funciones de inteligencia artificial son opcionales y producen propuestas, no decisiones: lo que el asistente sugiere registrar se ejecuta solo cuando un usuario lo confirma. Sus respuestas pueden contener errores; el Cliente debe revisarlas antes de usarlas. Los datos que se envían al proveedor del modelo y las medidas para limitarlos se describen en la Política de Tratamiento y en el Anexo 1.

13. Terminación y conservación posterior

Terminada la suscripción por cualquier causa, la cuenta queda sin acceso a las funciones de pago y conservamos tu información para que puedas exportarla o reactivar la cuenta.

El propietario puede pedir desde la plataforma la eliminación de la empresa. Se ejecuta sesenta (60) días calendario después de solicitarla, con avisos por correo siete (7) días y un (1) día antes; mientras tanto puede descargar la copia completa o desistir. Ally360 también puede programar la eliminación de una cuenta terminada, con el mismo plazo y los mismos avisos. Lo que se elimina y lo que se conserva está descrito en el numeral 12 del Anexo 1.

Podemos suspender o terminar el servicio, previo aviso, si incumples estos Términos, si usas la plataforma para actividades ilícitas o si pones en riesgo la seguridad o la disponibilidad del sistema para otros usuarios.

14. Disponibilidad

Trabajamos para mantener el servicio disponible de forma continua, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida. Puede haber interrupciones por mantenimiento programado —que anunciaremos con antelación cuando sea posible—, por fallas de terceros proveedores o por fuerza mayor.

15. Uso aceptable

No está permitido usar la plataforma para actividades ilícitas, cargar contenido que infrinja derechos de terceros, cargar datos personales sin contar con la autorización de sus Titulares cuando la ley la exige, intentar acceder a cuentas ajenas, realizar ingeniería inversa sobre el software, revenderlo o cederlo a terceros sin autorización escrita, ni ejecutar acciones que degraden el servicio para otros usuarios.

16. Propiedad intelectual

El software, la marca Ally360, el diseño de la plataforma y su documentación son propiedad de Ally360 S.A.S. Se te concede una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, vigente mientras dure la suscripción y únicamente para los fines previstos en estos Términos.

17. Responsabilidad

En la medida en que lo permita la ley colombiana, la responsabilidad de Ally360 S.A.S. frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor efectivamente pagado por la suscripción durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.

Esta limitación no aplica en casos de dolo o culpa grave, ni frente a los derechos irrenunciables que la ley reconozca al consumidor, ni a las sanciones que la autoridad imponga a cada parte por su propio incumplimiento de las normas de protección de datos.

18. Aceptación electrónica

Estos Términos se aceptan por medios electrónicos, con validez y fuerza obligatoria conforme a la Ley 527 de 1999. Como prueba guardamos la fecha y hora de la aceptación, la versión del documento, la dirección IP y el identificador del navegador. Las versiones anteriores se conservan y puedes solicitar la que aceptaste.

19. Modificaciones a estos Términos

Podemos modificar estos Términos. Los cambios se publicarán en esta misma dirección con una versión nueva y, cuando sean sustanciales, se comunicarán por correo electrónico con al menos quince (15) días calendario de antelación.

Si continúas usando la plataforma después de esa fecha, se entenderá que los aceptas. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar conforme al numeral 8.

20. Ley aplicable y controversias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias que no se resuelvan de manera directa se someterán a los jueces competentes de la ciudad de Pereira, Risaralda, sin perjuicio de las acciones que el consumidor pueda ejercer ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

21. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos Términos: gerencia@ally360.co o +57 316 783 8590.

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Anexo 1. Contrato de transmisión de datos personales

Este Anexo forma parte de los Términos y regula el Tratamiento que Ally360 hace, como Encargado, de los datos personales que el Cliente, como Responsable, carga o genera en la plataforma (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012).

1. Partes

• Responsable: el Cliente, es decir, la empresa titular de la cuenta.
• Encargado: Ally360 S.A.S., identificada en el numeral 1 de los Términos.

2. Alcance del Tratamiento

3. Instrucciones

Estos Términos, la configuración de la cuenta y las acciones que los usuarios del Cliente ejecutan en la plataforma son las instrucciones documentadas del Responsable. Ally360 trata los datos únicamente para cumplirlas y prestar el servicio, y dará aplicación a las obligaciones del Responsable conforme a la política de Tratamiento que este haya fijado. Si una instrucción le parece contraria a la ley, lo informará al Cliente.

4. Obligaciones de Ally360 como Encargado

Ally360 se obliga a:

1. dar Tratamiento a los datos a nombre del Cliente y conforme a los principios que los tutelan;
2. salvaguardar la seguridad de las bases de datos con las medidas del numeral 8;
3. guardar confidencialidad respecto del Tratamiento, conforme al numeral 9;
4. garantizar al Titular el ejercicio de sus derechos, en coordinación con el Cliente (numeral 11);
5. realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos que le corresponda y actualizar la información que el Cliente le reporte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo;
6. registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» e «información en discusión judicial» cuando proceda, y abstenerse de circular información cuyo bloqueo haya ordenado la Superintendencia de Industria y Comercio;
7. permitir el acceso a los datos únicamente a las personas que deban tenerlo;
8. informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y al Cliente los incidentes de seguridad, conforme al numeral 10;
9. cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. mantener un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir estas obligaciones.

5. Obligaciones del Cliente como Responsable

El Cliente se obliga a:

1. contar con la autorización de los Titulares cuando la ley la exige y conservar su prueba;
2. informar a los Titulares las finalidades del Tratamiento y que sus datos serán tratados por un Encargado con servidores fuera de Colombia;
3. tener y publicar su propia política de Tratamiento y atender las consultas y reclamos de sus Titulares;
4. cargar solo datos veraces, pertinentes y necesarios para sus finalidades;
5. no cargar datos sensibles ni de menores de edad sin cumplir los requisitos especiales de los artículos 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012;
6. administrar los usuarios y permisos de su cuenta, y retirar el acceso a quien ya no deba tenerlo;
7. inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos si está obligado, indicando a Ally360 como Encargado.

6. Subencargados

El Cliente autoriza a Ally360 a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan los datos como subencargados:

Ally360 exige a cada subencargado obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de este Anexo y responde ante el Cliente por su cumplimiento. Avisará por correo electrónico al propietario de la cuenta, con al menos quince (15) días calendario de antelación, la incorporación o el cambio de un subencargado; si el Cliente se opone por razones fundadas en la protección de datos, puede terminar la suscripción sin penalidad.

Cuando el Cliente activa una integración con un tercero que actúa bajo su propia responsabilidad (por ejemplo, Google Calendar), los datos que se envían a ese tercero se tratan según los términos que el usuario acepta con él.

7. Transmisión internacional

El Cliente autoriza la transmisión de los datos a los subencargados ubicados fuera de Colombia indicados en el numeral 6. Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio, y la transmisión se ampara en este contrato y en los contratos de Ally360 con cada subencargado.

8. Seguridad

Ally360 mantiene, entre otras, estas medidas: cifrado en tránsito (TLS); cifrado en reposo que aplica el proveedor de nube; separación lógica de la información de cada empresa; control de acceso por roles y permisos; autenticación mediante proveedor de identidad, con verificación en dos pasos disponible; cifrado adicional de credenciales sensibles; registro de auditoría de las operaciones; copias de seguridad periódicas; acceso a producción restringido; y minimización y enmascaramiento de los datos que se envían al proveedor de inteligencia artificial.

9. Confidencialidad

Ally360 y las personas que tratan los datos por su cuenta guardarán reserva sobre ellos, incluso después de terminada la relación. El personal de Ally360 solo accede a los datos de un Cliente cuando es necesario para prestar el servicio, dar soporte a solicitud del Cliente, atender un incidente o cumplir una orden de autoridad.

10. Incidentes de seguridad

Si Ally360 confirma un incidente que afecte los datos del Cliente, se lo informará sin dilación indebida y, en lo posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlo, por correo al propietario de la cuenta. El aviso indicará lo que se sepa en ese momento: naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos y Titulares afectados, consecuencias probables, medidas adoptadas y un contacto. Ally360 colaborará con el Cliente para que este cumpla sus propias obligaciones de reporte y aviso, y reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio en lo que le corresponda como Encargado.

11. Solicitudes de los Titulares

Si un Titular de los datos del Cliente se dirige a Ally360, Ally360 trasladará la solicitud al Cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al Titular. La plataforma permite al Cliente consultar, corregir, exportar y desactivar los registros; cuando haga falta una actuación técnica que el Cliente no pueda hacer por sí mismo, Ally360 la ejecutará a su solicitud, en tiempo para que el Cliente cumpla los plazos legales.

12. Devolución y supresión al terminar

Devolución. Mientras la cuenta exista, el propietario puede descargar una copia completa en un archivo comprimido que incluye: los datos de cada entidad en CSV, los estados financieros por año, la configuración de la empresa, los archivos cargados, los XML y PDF de los documentos electrónicos validados por la DIAN, la bitácora de auditoría archivada, las notas y recordatorios de seguimiento (sin las notas privadas de cada usuario) y un manifiesto con la huella SHA-256 de cada archivo.

Supresión. Cuando se ejecuta la eliminación (numeral 13 de los Términos), Ally360:

1. borra todos los registros de la empresa en la base de datos y todos sus archivos en el almacenamiento;
2. solicita a Google revocar las conexiones con Google Calendar de los usuarios de la empresa;
3. conserva una constancia mínima de la empresa (razón social, identificación y estado), sin dirección, teléfono, logo, firmas ni datos del representante legal o del contador;
4. conserva, como soporte contable propio de Ally360, los registros de la facturación de la suscripción: suscripciones, cobros, transacciones, recibos, créditos, cupones, complementos y datos de facturación;
5. anonimiza la cuenta del usuario que pidió la eliminación, si así lo solicitó y no pertenece a otra empresa. Los demás usuarios conservan sus cuentas, que son de Ally360, pero pierden el acceso a la empresa.

Los datos eliminados pueden permanecer en las copias de seguridad de la base de datos hasta que estas se renueven, en ciclos de unos treinta (30) días, y en los registros técnicos durante su plazo de retención. Si Ally360 tuviera que restaurar una de esas copias, volverá a eliminar los datos de las empresas ya eliminadas. Los documentos que el proveedor tecnológico haya transmitido a la DIAN siguen el régimen de ese proveedor y de la DIAN.

El Cliente debe exportar su información antes de la eliminación: la ley le obliga a conservar sus libros, soportes y documentos electrónicos, y después de la eliminación Ally360 no puede recuperarlos.

13. Verificación del cumplimiento

A solicitud escrita del Cliente, con treinta (30) días de antelación y no más de una vez al año salvo incidente o requerimiento de autoridad, Ally360 entregará la información razonable que demuestre el cumplimiento de este Anexo: sus políticas, la lista vigente de subencargados y un resumen de las medidas de seguridad. La información que se entregue es confidencial.

14. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones legales y de este Anexo. Ally360 no responde por el Tratamiento que el Cliente o sus usuarios hagan de los datos fuera de lo previsto en este Anexo, ni por la falta de autorización de los Titulares cuando era obligación del Cliente obtenerla.

15. Vigencia

Este Anexo rige mientras Ally360 trate datos por cuenta del Cliente. Las obligaciones de confidencialidad y de supresión subsisten después de terminada la suscripción.