Capítulo 27
4 min
Cobrar una factura: pagos y abonos
VentasFacturas de ventaabrir la facturaRegistrar pagooVentasPagos recibidos
Una factura emitida nace Abierta: el cliente te debe. Cada vez que te paguen —todo o una parte— registras el pago y Ally360 mueve la tesorería y baja la cartera.
La factura a crédito con el plazo del cliente
Si el cliente tiene un plazo de pago en su ficha, por ejemplo 30 días, al elegirlo en la factura esta pasa a crédito y el vencimiento se calcula solo desde la fecha de emisión. La factura nace Abierta y entra a la cartera con esa fecha de vencimiento; los pagos que recibas después la van bajando.
Abre el modal de pago
El botón Registrar pago está en la barra superior de la factura. El modal arranca con el Saldo pendiente a la vista y te pide el monto, el método de pago, la Cuenta de tesorería donde entra el dinero, una referencia y la fecha del pago. Los métodos son Efectivo, Transferencia, Consignación, tarjeta débito y crédito, Cheque, Nequi, Daviplata, PSE y QR Bancolombia.
Si la caja está cerrada, ábrela desde ahí mismo
Pulsa Abrir caja en el aviso y declara la base con la que abres. Todo el efectivo que entre y salga queda dentro de esa sesión hasta que la cierres. Un pago por transferencia a un banco no necesita caja abierta.
Escribe el monto y confirma
Puedes registrar el total o un abono parcial. Ally360 te muestra en vivo el «Saldo después del pago» para que no te equivoques. Con un abono, la factura pasa a Abonada.
Revisa los pagos en el detalle de la factura
En el detalle de la factura, Movimientos y saldo lista la factura, cada nota crédito y cada pago, con el saldo que queda después de cada uno. Cuando el saldo llega a $0, la factura pasa a Pagada.
Ubica el pago por su número de recibo
Cada pago recibe un número de recibo consecutivo de tu empresa, RC-000001, RC-000002… Es el número que ves en VentasPagos recibidos bajo el nombre del cliente y en el título del detalle del pago. La lista, el detalle de cada pago y cómo se anula uno están en Pagos recibidos.
Buena práctica
Escribe siempre una referencia: «Transferencia Bancolombia 22/09», «Consignación 4021», «Abono en efectivo recibido en Sede Principal». En un año, cuando concilies, lo vas a agradecer.
Casos reales
El cliente me pagó la mitad y el resto la otra semana
Pago recibido · RC-La factura F-000002 es por $952.000. Hoy el cliente te entrega $452.000 en efectivo.
- Abre la factura y pulsa Registrar pago.
- Monto $452.000, método Efectivo y la caja donde lo recibes (ábrela si está cerrada).
- El aviso anticipa que quedan $500.000 pendientes. Confirma.
- La factura queda Abonada con saldo $500.000. Cuando llegue el resto, repites con $500.000 y pasa a Pagada.
El saldo a favor del cliente
Cuando una nota crédito supera lo que el cliente debía y no se le reembolsó, la diferencia queda como saldo a favor. Lo ves en la tarjeta Saldo a favor: $X («Notas crédito que excedieron lo que el cliente debía. Aplícalo a otra factura o devuélvelo.»), que aparece en el pago recibido y en la ficha del cliente, con dos acciones:
- Aplicar a factura: eliges una de sus facturas abiertas y el valor, hasta el máximo del saldo. Si el cliente no tiene facturas pendientes, la ventana te lo dice.
- Devolver: eliges en Devolver desde la cuenta de la que sale el dinero y el valor. Ally360 revisa que esa cuenta tenga saldo suficiente antes de registrar la salida.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar un pago si la caja está cerrada?
Sí. El propio modal te lo advierte y te ofrece abrir la caja ahí mismo, declarando la base inicial. No hace falta salir al POS.
Registré mal un pago, ¿lo puedo editar?
No. Un pago no se edita: se anula desde Pagos recibidos y se registra de nuevo con los datos correctos.
¿Qué diferencia hay entre Abierta, Abonada y Pagada?
Abierta: no has recibido nada. Abonada: recibiste una parte y queda saldo. Pagada: el saldo llegó a $0.
¿Ally360 me avisa o me bloquea si el cliente supera su cupo de crédito?
Te avisa, no te bloquea. En el formulario de la factura, al elegir un cliente sin cupo disponible, aparece un aviso que termina en «Puedes crearla igual: se avisará a los administradores». Cómo se comporta depende de la política de Configuración › Ventas. El plazo del cliente, además, pasa la factura a crédito con su vencimiento.
¿Dónde veo el saldo a favor de un cliente?
En su ficha de contacto y en sus pagos recibidos: la tarjeta «Saldo a favor» muestra el valor y los botones Aplicar a factura y Devolver.
¿Por qué mi factura no me deja «Enviar por email»?
Porque el contacto no tiene correo registrado. Edita el cliente, agrégale el correo y el botón se habilita.
En qué influye
Cada pago genera su asiento: entra el dinero a la cuenta de tesorería y baja la cartera. El saldo de la factura se recalcula solo, y cuando llega a cero la factura pasa a Pagada. Aplicar un saldo a favor baja otra factura sin mover dinero; devolverlo sí sale de la cuenta que elijas.
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