Si esto te suena
Sabes cuántas cajas de acetaminofén hay, pero no de qué lote ni cuándo vencen. Se vende el que está adelante y el viejo se queda atrás hasta que caduca.
→ Lotes con fecha de vencimiento
El proveedor manda 50 cajas en dos lotes y se registran 30. La diferencia nadie la ve hasta el próximo conteo.
→ Lotes con fecha de vencimiento
La factura entra completa al inventario, las 15 cajas que no llegaron se venden en el sistema y nadie le reclama la nota crédito al proveedor.
→ Recepción de mercancía parcial
La ficha se llena a medias y luego no hay forma de buscar por principio activo ni de saber qué registro sanitario tiene cada producto.
→ Plantillas por sector
La mayoría de los medicamentos son excluidos, pero el programa los crea gravados y el error aparece cuando el contador revisa la declaración.
→ IVA excluido propuesto para medicamentos
El laboratorio factura cajas de 100, el mostrador vende blísteres de 10 y tabletas sueltas. Alguien hace la conversión a mano y la existencia se descuadra en la primera semana.
→ Presentaciones con su propio precio
Qué resuelve
Cada punto está en el producto hoy. Lo que todavía no existe se dice abajo, en las preguntas.
Cada entrada registra lote, vencimiento y cantidad, y no se guarda si los lotes no suman la línea. Al vender sale primero el lote que vence antes, y una pantalla avisa lo que está por vencer.
Cada compra pide número de lote, vencimiento y cantidad, y no se guarda si los lotes no suman la línea. Al vender sale primero el lote que vence antes, y la pantalla de lotes por vencer avisa con el plazo que fija la categoría.
Cómo se haceLa factura de venta y el tiquete del punto de venta dicen de qué lote salió cada línea y cuándo vence, por ejemplo «Lote L22-A · Vence 31/03/2027».
El cliente y el regente ven en la factura y en el tiquete de qué lote salió cada caja y cuándo vence; si una venta sale de dos lotes, salen los dos.
Cómo se haceEn Categoría › Trazabilidad › Lotes eliges Sin definir, Sin lotes, Con número de lote o Con lote y vencimiento. Los productos de la categoría heredan la opción y la siguiente compra ya pide el lote; el stock que había antes queda «Sin lote», con el botón «Ponerle lote».
El lote se exige una vez, en la categoría Medicamentos, y no producto por producto: todo lo que hereda de ella pide lote y vencimiento en la siguiente compra, y lo que ya tenías en la estantería queda marcado «Sin lote» para que le pongas el suyo.
En una empresa creada antes de esta opción, se elige a mano en la categoría.
Compras por caja y vendes por blíster, por unidad o por estiba de 40 sacos, cada presentación con su precio y su propio código de barras. En el punto de venta, Agregar abre la hoja para elegir Unidad, Blíster o Caja, y escanear el código de una presentación la suma a su línea. El inventario se cuenta siempre en la unidad del producto y el servidor impide vender más de lo que hay.
El acetaminofén se compra por Caja x 100 y se vende por Blíster x 10 o por tableta, en la factura o en la caja, donde Agregar abre la hoja para elegir la presentación. El inventario cuenta tabletas: 3 cajas son 300, y dos blísteres vendidos en la factura son 20 que salen del lote que vence primero.
En la caja, escanea una presentación a la vez: con la pistola lectora, los escaneos muy seguidos todavía pueden perderse.
La nota crédito de compra ofrece los lotes de esa compra con lo disponible de cada uno; si no eliges, salen los lotes de esa misma compra. El kárdex deja la salida con su lote, por ejemplo «Lotes: L23-B (5)».
Cuando devuelves al laboratorio una caja averiada, la nota crédito te ofrece los lotes de esa misma compra con lo disponible de cada uno, así que sale el lote que de verdad vas a despachar y no el que vence primero en toda la bodega.
Cómo se haceRopa y calzado, supermercado, ferretería, droguería, telefonía y restaurante: cada plantilla crea categorías, atributos y unidades del sector, muestra antes qué va a pasar y se puede revertir sin tocar los productos.
La plantilla Droguería crea Medicamentos, Cuidado personal y Dermocosmética con Laboratorio, Principio activo, Concentración, Registro INVIMA y Forma farmacéutica, la unidad Blíster, y enciende Etiquetas y Lotes y vencimiento.
Cómo se haceCon la plantilla Droguería, la categoría Medicamentos propone «IVA Excluido (0 %)» a cada producto nuevo, con el aviso al lado del impuesto. Lo puedes cambiar en el producto.
Con la plantilla, cada medicamento nuevo llega con «IVA Excluido (0 %)» propuesto y el aviso de confirmarlo con tu contador; lo que no sea excluido lo cambias en el producto.
Es una propuesta: confírmalo con tu contador, porque no todo lo que vende una droguería es excluido.
La factura del proveedor y lo que de verdad llegó se registran por separado: recibes lo que llegó, lo que falta queda en tránsito y el inventario sube sólo con lo que está en la bodega. Si lo que falta no va a llegar, lo marcas así y la nota crédito del faltante sale prellenada con la cantidad y el costo de lo que no llegó.
Al recibir el pedido del laboratorio, los lotes ya vienen cargados desde la factura de compra: ajustas lo que de verdad llegó y, antes de confirmar, ves cuánto vale lo que falta.
Cómo se haceCon las bases mínimas vigentes según la fecha de causación del documento, no según el día en que se digita. En la factura de compra, cuando el valor pasa la base mínima del concepto, Ally360 sugiere la retención con esa base y su fuente normativa, y la aplicas con un clic.
La primera compra grande al laboratorio ya pasa la base mínima: la factura sugiere la ReteFuente con su fuente normativa y la aplicas sin buscar la tabla.
Si tu empresa es del Régimen SIMPLE, revisa las sugerencias con tu contador: todavía no se ajustan a ese régimen.
La devolución se hace contra la venta original, con verificación de elegibilidad, y regresa la existencia a la sucursal que la vendió.
Si el cliente devuelve cajas en el mostrador, vuelven a los mismos lotes de la venta: sin elegir nada, el sistema toma los lotes del documento de origen.
En la toma cuentas cada producto y, si maneja lotes, cada lote: el selector ofrece los lotes con su existencia. «Revisar» muestra el resumen antes de aplicar, y si te equivocaste, «Revertir» con un motivo deja el stock y los asientos como estaban.
En el conteo de fin de mes cuentas el acetaminofén lote por lote; si una diferencia se aplicó mal, «Revertir» con motivo deja existencias y asientos como estaban.
Cómo se haceCada sucursal tiene sus propias existencias. Los traslados son transaccionales: salen de una y entran en la otra en la misma operación, o no ocurren.
Al abrir la segunda droguería le transfieres stock desde la principal: salen primero los lotes que vencen antes, la ficha muestra los lotes de cada punto y la sucursal vende sólo con sus existencias.
El código se normaliza a una forma canónica antes de guardarse y tiene índice propio en la base de datos. En el punto de venta la coincidencia exacta va primero: se escanea y el producto aparece.
El medicamento se pistolea por su código en el mostrador; de qué lote sale lo decide la regla de vencimiento, no la memoria del cajero.
Con PUC colombiano, cierre de períodos y balance. Los asientos los genera la operación, no una digitación aparte.
La compra con lotes y la venta en el mostrador generan sus asientos de inventario, cuentas por pagar, ventas y costo de ventas sin que nadie los digite.
Así se ve en Ally360
Cada caso se hizo en el producto con una empresa de demostración; las cifras son las que salieron.
El plan Ally Kickstart cubre 250 facturas electrónicas al mes, con facturación electrónica DIAN incluida y sin cobro por módulo aparte.
Sin permanencia
Prueba de 30 días
Soporte incluido
Preguntas
La plantilla Droguería lo propone: la categoría Medicamentos sugiere «IVA Excluido (0 %)» a cada producto nuevo, con el aviso de confirmarlo con tu contador. Es una propuesta, no una regla: si un producto está gravado, cambias el impuesto en su ficha.
No. El lote se decide en la categoría: en Inventario › Categorías › Medicamentos › Editar › Trazabilidad, en Lotes, eliges «Con lote y vencimiento», y todos los productos que heredan de ella piden el lote en la siguiente compra o recepción. El stock que ya tenías queda «Sin lote», con el botón «Ponerle lote».
Sí, en la factura de venta y también en el punto de venta. Creas en el producto las presentaciones, por ejemplo Blíster x 10 y Caja x 100, cada una con su precio y, si quieres, su propio código de barras. En la caja, Agregar abre la hoja para elegir Unidad, Blíster o Caja, y si escaneas el código de una presentación se suma a su línea. Compras por caja, vendes por blíster o por tableta y el inventario se cuenta siempre en tabletas.
Sí. En la nota crédito de compra, el botón Lotes te muestra los lotes de esa compra con lo disponible de cada uno y eliges de cuál sale. Si no eliges, salen los lotes de esa misma compra. El kárdex deja la salida con su lote, por ejemplo «Lotes: L23-B (5)».
No. El registro INVIMA queda como dato obligatorio de cada medicamento y la trazabilidad dice qué lote salió en cada documento, pero es trazabilidad interna: no certifica cumplimiento sanitario ni de ninguna otra norma.
El que vence primero. La factura lo avisa con «Saldrá del lote que vence primero», y si el lote más próximo no alcanza, el resto sale del siguiente.
Sí. La factura de venta y el tiquete del punto de venta dicen, por cada línea, de qué lote salió y cuándo vence, por ejemplo «Lote L22-A · Vence 31/03/2027 · Lote L22-B · Vence 31/08/2027» cuando una venta sale de dos lotes.
Sí. Al contar un producto con lotes, el selector te ofrece sus lotes con la existencia de cada uno; «Revisar» muestra el resumen y al aplicar se generan los ajustes por lote. Si te equivocaste, «Revertir» con un motivo deja el stock y los asientos como estaban.
Sí, dentro de los puntos de venta de tu plan. Creas el punto de venta, le transfieres stock desde la principal y abres su caja: el punto de venta de la sucursal muestra sólo sus existencias.
