Capítulo 36
3 min
Gastos directos: lo que se paga y ya
ComprasGastos directosNuevo
No todo lo que se paga es mercancía. El arriendo, los honorarios del contador, el aseo y la cafetería, las licencias de software o los servicios públicos se registran como gastos directos: un documento simple que causa el gasto y saca la plata de una cuenta de tesorería, en un solo paso. Queda pagado desde que lo registras.
Elige a quién le pagas
En ComprasGastos directosNuevo pon la fecha y el proveedor o tercero al que le pagas. Si todavía no existe, lo mejor es crearlo antes en Contactos, con su identificación y su municipio.
Elige el concepto y comprueba la cuenta PUC
El concepto es lo que decide en qué cuenta contable cae el gasto. Al elegirlo, Ally360 muestra debajo la cuenta con la que se va a contabilizar, por ejemplo «Cuenta PUC: 51959501 — Software contables». Si no aparece ninguna, el concepto está sin configurar. La lista se configura en ConfiguraciónConceptos de gasto.
Cada concepto lleva su cuenta del PUC. Escribe el valor y el IVA
Escribe el valor y, si la factura o el recibo trae IVA, el impuesto. El Resumen de la derecha suma base, impuestos y Total pagado. Si el gasto lleva retención, el bloque Retenciones te pide elegir su concepto (honorarios, arriendo, transporte…) o asignarlo en el concepto de gasto, con Agregar retención.
Elige cómo pagaste
En Pago y soporte eliges el método de pago y la cuenta de tesorería de la que sale el dinero; cada cuenta muestra su saldo. Si pagas en efectivo desde una caja cerrada, el formulario lo avisa y ofrece Abrir caja ahí mismo. Para los gastos pequeños del día a día está la caja menor, que se explica en Caja menor.
Adjunta el recibo y registra
Adjuntar soporte guarda la foto o el PDF de la factura o del recibo (hasta 10 MB) junto al gasto. Pulsa Registrar gasto: queda pagado, se genera el movimiento de tesorería y el asiento.
Si pulsas «Registrar gasto» y no pasa nada
Casi siempre es porque el concepto de gasto no tiene cuenta contable asignada. Ve a ConfiguraciónConceptos de gasto, busca el concepto marcado en rojo («Sin cuenta asignada»), asígnale la cuenta y vuelve a intentar.
Casos reales
Compré los implementos de aseo y los pagué en efectivo
Gasto directo · Aseo y cafetería- En Gastos directos › Nuevo eliges el proveedor y el concepto Aseo y cafetería; debajo aparece su cuenta del PUC.
- Escribes el valor y eliges Efectivo y la caja de la que sale el dinero. Si está cerrada, la abres desde el mismo formulario.
- Registrar gasto: el gasto queda pagado, la caja baja por ese valor y el asiento lleva el gasto contra la caja.
Preguntas frecuentes
¿Un gasto directo mueve inventario?
No. Es para lo que no pasa por inventario. Si lo que compraste es mercancía para revender, usa una factura de compra.
¿Puedo registrar un gasto que todavía no he pagado?
El gasto directo causa y paga en un solo acto. Si te dieron plazo, regístralo como factura de compra para que quede la cuenta por pagar.
¿Qué diferencia hay con la caja menor?
La caja menor es una de las cuentas de las que puede salir el pago de un gasto directo: el efectivo que guardas para gastos pequeños, con su propia apertura y su arqueo. El paso a paso está en Caja menor.
En qué influye
El gasto directo debita la cuenta del concepto y acredita la cuenta de tesorería por la que pagaste, con su movimiento de tesorería. No toca inventario. Aparece en el Estado de resultados dentro de la cuenta que le hayas asignado al concepto, que es la razón por la que vale la pena configurarlos bien.
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