Capítulo 19
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Los cinco documentos de una venta
VentasEn Colombia una venta casi nunca es un solo documento. Según a quién le vendas, cómo te paguen y qué pase después, vas a emitir uno o varios de estos cinco. Ally360 los tiene todos y —lo importante— los encadena: la nota crédito sabe de qué factura viene, el pago sabe qué saldo deja, y el asiento contable sabe de qué documento nació.
| Documento | ¿Cuándo se usa? | ¿Qué mueve? |
|---|---|---|
| Cotización | El cliente pregunta precio y todavía no compra. | Nada. Ni inventario ni contabilidad. |
| Factura de venta | La venta se cierra y el cliente está identificado (tiene NIT o cédula). | Descuenta inventario, causa el ingreso, el IVA y la cuenta por cobrar. |
| Documento equivalente POS | Venta de mostrador a consumidor final, sin datos del cliente. | Lo mismo que la factura, pero el recaudo entra a la caja del turno. |
| Nota crédito | El cliente devuelve, hay que anular la factura o conceder un descuento después. | Resta del saldo por cobrar. Si marcas reingreso, devuelve las unidades al inventario. |
| Nota débito | Hay que cobrarle más de lo facturado: intereses de mora, fletes, un ajuste de precio. | Suma al saldo por cobrar. Nunca mueve inventario. |
Regla de oro
Una factura emitida no se edita. Si algo quedó mal, se corrige con una nota crédito (si cobraste de más o el cliente devolvió) o con una nota débito (si cobraste de menos). Así lo exige la DIAN y así trabaja Ally360.
Dónde vive cada uno
Todo el módulo está bajo Ventas en el menú izquierdo: Facturas de venta, Cotizaciones, Pagos recibidos, Notas débito de venta, Notas crédito de venta, Documentos electrónicos y Facturas recibidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una factura ya emitida?
No, y es lo correcto. Una factura emitida es un documento con efectos fiscales. Para bajarle valor usa una nota crédito; para subírselo, una nota débito. Solo los borradores se editan.
¿Cuál es la diferencia entre anular y emitir una nota crédito por el total?
Anular reversa el asiento y devuelve el inventario, y deja la factura en estado «Cancelada». La nota crédito por anulación (concepto DIAN 2) deja la factura viva con saldo cero y genera un documento adicional que el cliente recibe. Si ya le entregaste la factura al cliente, usa nota crédito.
¿Puedo facturar en dólares?
El resumen de totales indica «COP». Para operaciones en otra moneda consulta con soporte antes de emitir.
En qué influye
El documento que elijas decide qué pasa en el resto del sistema. La cotización no toca nada. La factura y el documento POS descuentan inventario y causan el ingreso. Las notas corrigen el saldo sin borrar el histórico, que es exactamente lo que un auditor espera encontrar.
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