Capítulo 35
3 min
Pagarle a un proveedor
ComprasFacturas de compraabrir la facturaRegistrar pago
Lo que le debes a un proveedor vive en sus facturas de compra. El pago se registra sobre la factura, así el saldo y la cuenta por pagar se mueven juntos.
Abre la factura de compra
En ComprasFacturas de compra busca la factura del proveedor y ábrela. La columna Por pagar muestra lo que falta.
Pulsa «Registrar pago»
El monto viene precargado con el saldo pendiente, ya neto de retenciones: una factura de $714.000 con ReteFuente de $15.000 se paga por $699.000. Puedes dejar el total o escribir un abono; el pago nunca puede superar el saldo de la factura.
Elige el medio de pago
Efectivo, transferencia bancaria, consignación, tarjeta crédito o débito, cheque, Nequi, Daviplata, PSE, QR Bancolombia u otro.
Si pagas en efectivo, usa una caja abierta
Con efectivo, el dinero sale de una caja y esa caja tiene que estar abierta. Si no lo está, el diálogo dice «no tiene la caja abierta: ábrela para usarla» y ofrece Abrir caja ahí mismo.
En efectivo, el pago sale de una caja abierta. Si pagas por transferencia, elige una cuenta con saldo
Con transferencia eliges la cuenta de tesorería (Banco principal, Billeteras digitales…); cada una muestra su saldo. Si no alcanza, el diálogo lo dice —por ejemplo «Saldo insuficiente en «Banco principal»: disponible $0, requerido $149.940»— y no deja confirmar. Elige otra cuenta, registra primero el ingreso del dinero en Tesorería o pasa el dinero desde otra cuenta de la empresa con una transferencia entre cuentas.
Si la cuenta no alcanza, el diálogo lo dice y no deja confirmar. Guarda
El saldo de la factura baja y se registra el egreso contra la cuenta por pagar del proveedor. Si pagaste una parte, la factura queda Abonada con el saldo que falta; cuando pagas el resto, pasa a Pagada. La factura muestra el estado de Pago aparte del de Recepción: puede quedar Pagada aunque la mercancía siga «Recibida parcialmente».
El pago y la recepción llevan estados separados.
Pagar antes de recibir
Si tu empresa recibe la mercancía con una recepción, puedes pagar una factura cuya mercancía no ha llegado del todo. Lo que Ally360 hace en ese caso lo deciden dos políticas de ConfiguraciónInventarioDiagnóstico y sectoresCompras: Pagar más de lo recibido y Pagar con diferencias sin resolver. Cada una admite No hacer nada (la opción de fábrica), Avisar y dejar pagar o Bloquear el pago.
Una factura en borrador
Pagar una factura que está en borrador la confirma: nace la deuda y se contabiliza. Si tu empresa compra «Al guardar la factura», también sube el inventario; con recepción, la mercancía sigue por recibir.
Casos reales
Pagué una factura con la mitad de la mercancía en camino
FC-000001 · $149.940La factura FC-000001 cobra 6 cementos por $149.940 y solo han llegado 4.
- En la factura pulsa Registrar pago: el monto viene en $149.940.
- Elige Transferencia bancaria y Banco principal, que tiene $500.000.
- Guarda: la factura queda Pagada y la recepción sigue «Recibida parcialmente».
- Cuando lleguen las 2 bolsas que faltan, regístralas con Recibir mercancía: el pago no cambia.
En qué influye
El pago sale de la cuenta de tesorería que elijas y cancela la cuenta por pagar. Se ve en el flujo de caja y en el reporte de cuentas por pagar. Lo retenido no se paga aquí: queda como pasivo con la DIAN hasta que lo declares.
Preguntas frecuentes
Pagué y todavía no recibo la mercancía, ¿Ally360 me avisa?
Con la política de fábrica («No hacer nada») no. Si quieres que te frene, cambia Pagar más de lo recibido a «Avisar y dejar pagar» o «Bloquear el pago».
Le pagué solo una parte, ¿cómo queda la factura?
Abonada, con el saldo pendiente a la vista. Registra el siguiente pago sobre la misma factura cuando lo hagas; al cubrir el saldo pasa a Pagada.
¿Por qué el monto es menor que el total de la factura?
Porque viene neto de retenciones. Lo retenido no se le paga al proveedor: queda como pasivo a favor de la DIAN.
¿Puedo pagar varias facturas del mismo proveedor de una vez?
Cada pago se registra sobre su factura. Si le preguntas a Ally «¿qué le debo a los proveedores?», te muestra lo pendiente por proveedor para decidir qué pagar.
¿Cómo anulo un pago a proveedor que registré mal?
Los pagos a proveedor no se borran: se anulan desde el detalle del pago con un motivo, y el saldo de la factura vuelve a quedar abierto.
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