Comprar y pagar

La orden de compra

Pedirle al proveedor sin afectar nada todavía: el compromiso en papel, antes de que llegue la mercancía.

Comprar con recepción de mercancía

De la orden a la factura, y de la factura a lo que de verdad llegó: pediste 60 y llegaron 50, lo que llega después o no va a llegar, la nota crédito del faltante, compras por caja con lotes, el pago y el momento exacto en que sube el inventario.

Facturas de compra y gastos

Todo lo que sale de la empresa: lo que le compras a un proveedor y lo que gastas directamente.

Retenciones en la compra

Lo que le retienes al proveedor y le debes a la DIAN: cómo Ally360 te las sugiere con su base mínima y su fuente, al convertir la orden o en una factura de compra, cómo quedan y en qué cuenta.

Pagarle a un proveedor

El pago se registra sobre la factura de compra: puede ser total o un abono (la factura queda Abonada), nunca supera su saldo y sale de una caja abierta o de una cuenta con saldo.

Gastos directos: lo que se paga y ya

Arriendo, honorarios, aseo, servicios y licencias: un documento simple que causa el gasto con su concepto y saca la plata de tesorería, en un solo paso.

Conceptos de gasto y su cuenta contable

El puente entre el lenguaje del negocio («arriendo») y el de la contabilidad (la cuenta PUC).

Devolver mercancía al proveedor con nota crédito de compra (por lote)

Cuando le devuelves mercancía a un proveedor, la nota crédito de compra saca las unidades del inventario y te deja elegir de qué lote salen. Si no eliges, salen los lotes de esa misma compra.