Capítulo 31
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La orden de compra
ComprasÓrdenes de compraNueva orden
La orden de compra es el compromiso con el proveedor puesto en papel. No genera movimientos en inventario ni contables: sirve para pedir con orden y para tener contra qué comparar cuando llegue la factura.
Abre las órdenes de compra
En ComprasÓrdenes de compra está el listado, con búsqueda por número, proveedor o punto de venta y filtros por proveedor y estado. Pulsa Nueva orden.
El botón Nueva orden está arriba a la derecha y en el centro del listado vacío. Información general
El formulario se llena por secciones numeradas, con el resumen a la derecha (lo explica Cómo se usan los formularios). Primero van el proveedor, el punto de venta (a qué bodega va a entrar la mercancía), el centro de costos, términos de pago, fecha de emisión y fecha de entrega esperada. El proveedor, el punto de venta y la fecha de emisión son obligatorios.
Ítems de la orden
Busca el producto o escanea su código de barras. Ally360 trae el costo registrado del producto, no el precio de venta, y calcula el IVA descontable. La columna de resumen de la derecha muestra el total de la orden mientras la llenas: 10 cementos a $21.000 son $210.000 + IVA $39.900 = $249.900. También hay espacio para notas y para los términos y condiciones.
Guarda o envía a aprobación
Guardar orden la deja en Borrador, lista para revisar. Guardar y enviar para aprobación la manda al flujo de autorización si tu empresa lo usa. Desde el detalle puedes Editar la orden o Enviar al proveedor.
Aprueba y convierte en factura
Cuando el proveedor te factura, Aprobar y convertir abre el diálogo Convertir a factura: el número y la fecha de la factura del proveedor, el CUFE (opcional) y el vencimiento, que se propone según el plazo del proveedor. En ¿Qué llegó con esta factura? facturas todo lo pendiente o solo una parte: lo demás queda pendiente en la orden. El paso a paso, con la recepción de la mercancía, está en Comprar con recepción de mercancía.
Preguntas frecuentes
¿La orden de compra reserva inventario?
No. No mueve existencias ni genera asiento. El inventario sube cuando confirmas la factura de compra o cuando registras la recepción de la mercancía, según el modo de compras de tu empresa.
¿Puedo recibir la mercancía por partes?
Sí, si tu empresa trabaja con el modo «Con una recepción»: cada llegada se registra como una recepción, y lo que falta queda pendiente («llega después») o se cierra como faltante («no va a llegar»). Lo explica el artículo de recepción de mercancía.
El proveedor me facturó solo una parte de la orden
Al convertir, escribe en cada línea la cantidad que trae la factura. Lo que no facturó queda pendiente en la orden para una factura posterior.
En qué influye
Mientras sea una orden, nada de lo que escribas afecta tus libros ni tus existencias. Es el único documento del ciclo de compras del que puedes salirte sin consecuencias: bórralo o edítalo cuantas veces haga falta antes de convertirlo.
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