Documento soporte: qué hacer cuando le compras a quien no factura

Le pagas al electricista que arregló el local, al diseñador independiente que te hizo el logo o al proveedor pequeño del barrio. Ninguno te entrega factura electrónica, porque no está obligado a expedirla. Y sin factura, ese gasto no tiene soporte ante la DIAN.

Para eso existe el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Nombre largo, idea simple: si el vendedor no factura, el soporte lo generas tú.

Quién lo genera y para qué sirve

Lo genera el comprador, no el proveedor. Según la DIAN, estás obligado cuando adquieres un bien o un servicio a un proveedor no obligado a facturar.

Sirve para soportar costos, deducciones e impuestos descontables en tus declaraciones. Sin él, esa compra existe en tu caja pero no en tu declaración de renta.

Qué tiene que llevar

• La denominación expresa «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».
• La fecha de la operación, que tiene que corresponder a la fecha en que se genera.
• El nombre o razón social y el NIT del vendedor o prestador del servicio.
• Una numeración autorizada por la DIAN, igual que la de tus facturas.

Si después hay que corregirlo, no se edita: se emite una nota de ajuste al documento soporte.

Cuándo se transmite

La DIAN admite dos formas:

• Por operación, en el momento en que ocurre cada compra.
• Consolidado semanal, a más tardar el último día hábil de la semana en la que se hicieron las compras acumuladas.

Si compras a no obligados todos los días —un mercado, una tienda que se abastece de productores pequeños—, el consolidado semanal te ahorra trabajo. Si es algo esporádico, hazlo en el momento y olvídate.

Cómo lo resuelve Ally360

En Ally360 el documento soporte sale de la factura de compra. Si el proveedor está marcado como no obligado a facturar, al registrar la compra el sistema emite el documento soporte a la DIAN por su cuenta. Si la transmisión falla, o si marcaste al proveedor después, puedes emitirlo o reintentarlo desde la misma factura, y descargar el XML y el PDF.

El paso a paso está en Facturas de compra y gastos.

De dónde sale la norma

El documento soporte electrónico lo reglamentó la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021, y su transmisión electrónica es obligatoria desde mayo de 2022. Hoy sus reglas están compiladas en la Resolución 000227 de 2025, Título 5, Capítulo 2.

Fuentes

• DIAN — Documento soporte en adquisiciones a no obligados
• Resolución 000167 de 2021
• Resolución 000227 de 2025, resolución única

Este artículo resume la norma para dueños de negocio; no reemplaza la asesoría de tu contador.