Facturación electrónica ante la DIAN: los 3 pasos que hay que dar antes de emitir

Casi nadie falla al emitir la factura. Se falla antes: en la habilitación, en la resolución de numeración o en descubrir a mitad de camino que la responsabilidad del RUT no era la correcta. Este es el orden real de las tres cosas que hay que tener listas, y quién se encarga de cada una.

Conviene decir una cosa desde el principio: ningún software te "habilita" ante la DIAN. La habilitación es un trámite que hace tu empresa en el portal de la DIAN, con su NIT y su representante legal. Lo que hace un proveedor tecnológico —Ally360 emite a través de uno autorizado— es firmar, transmitir y custodiar los documentos. Desconfía de quien te lo venda como automático.

Paso 1: deja el RUT como tiene que estar

Antes de tocar nada, el RUT tiene que decir la verdad sobre tu empresa. Tres cosas se revisan siempre:

• La responsabilidad de facturar electrónicamente. Es un código concreto en la casilla 53 del RUT. Si no está, la habilitación no avanza.
• Si eres responsable de IVA o no. Aquí hay una confusión heredada que sigue circulando: los términos régimen común y régimen simplificado ya no existen. Desaparecieron con la Ley 1943 de 2018 y la clasificación actual es responsable de IVA o no responsable de IVA. Si tu contador o tu software todavía usan los nombres viejos, algo se quedó atrás.
• Los códigos CIIU y la dirección fiscal. Van impresos en la representación gráfica de cada factura; corregirlos después es rehacer documentos ya emitidos.

Paso 2: pide la resolución de numeración

La DIAN no te deja numerar como quieras. Te asigna un prefijo y un rango mediante una resolución de facturación, y esa resolución se agota por dos motivos: porque se acaba el rango o porque se vence la vigencia, lo que pase primero.

Dos consecuencias prácticas que sorprenden a mucha gente:

1. Si se agota el consecutivo, dejas de facturar. No es un aviso: es un bloqueo. Hay que pedir la siguiente resolución con margen, no el día que se acaba.
2. El POS y la facturación electrónica pueden llevar numeraciones distintas. Si vendes en mostrador y también facturas a crédito, revisa qué documento emite cada canal antes de configurarlo.

En Ally360 la resolución se carga una vez con su prefijo, su rango y sus fechas, y el sistema lleva el consecutivo. Cuando el rango se acerca al final, avisa.

Paso 3: emite, y prepárate para lo que viene después

Emitir es la parte fácil: seleccionas el cliente, agregas los productos, el sistema calcula IVA y retenciones, y el documento sale firmado hacia la DIAN. Lo que suele pillar desprevenido es todo lo que viene detrás de la factura de venta.

El documento soporte

Cuando le compras a alguien que no está obligado a facturar —un proveedor persona natural pequeño, por ejemplo—, el que tiene que generar el documento electrónico eres tú. Es el documento soporte en adquisiciones, y sin él ese gasto no es deducible.

Las notas crédito y débito

Un descuento posterior, una devolución o un error en el valor no se arreglan borrando la factura: se corrigen con una nota electrónica que la referencia. La factura emitida y validada no se puede eliminar.

Los eventos RADIAN

Si tus facturas a crédito van a circular —negociarse, cederse o simplemente dejar constancia de que el cliente las recibió y aceptó—, ahí entran los eventos RADIAN: acuse de recibo, recibo del bien o servicio, aceptación y reclamación. Ally360 emite los cuatro.

Los errores que más se repiten

• Facturar sin haber salido del ambiente de pruebas. El set de pruebas con el proveedor tecnológico es un paso previo obligatorio, no un trámite opcional.
• Confundir el consecutivo interno con el de la resolución. Solo cuenta el de la resolución.
• Dejar el correo del cliente vacío. La factura se valida ante la DIAN igual, pero el cliente no la recibe y luego reclama.
• Emitir con datos de contacto desactualizados. El régimen fiscal del cliente decide las retenciones; si está mal, la factura sale con cifras equivocadas.

Y una vez al año, la exógena

La información exógena es el otro momento en que la contabilidad se pone a prueba: hay que reportar terceros, ingresos, costos y retenciones en los formatos que pida la resolución del año. Ally360 genera ocho formatos —1001, 1003, 1005, 1006, 1007, 1008, 1009 y 2276— con el mapeo de cuentas a conceptos DIAN, que es la parte que de verdad cuesta cuando se hace a mano.

En resumen

Cumplir con la facturación electrónica es menos misterioso de lo que parece, pero no es automático. El RUT correcto, la resolución vigente y la habilitación hecha son responsabilidad de la empresa; el software se encarga de firmar, transmitir, numerar y guardar.

Si vas a empezar, el centro de ayuda tiene el paso a paso con capturas, y aquí puedes escribirnos si te trabas en la habilitación.